Ein Gutschein sieht im Verkauf aus wie jeder andere Umsatz: Der Kunde zahlt, die Kasse bucht. Steuerlich ist er das nicht. Bei Gutscheinen geht es nicht um die Frage, ob Umsatzsteuer anfällt, sondern wann. Und das hängt an einer einzigen Unterscheidung, die man treffen sollte, bevor die Gutscheine gedruckt sind.
Die eine Frage, die alles entscheidet
Steht bei der Ausgabe des Gutscheins bereits fest, welche Leistung damit bezogen wird, wo sie erbracht wird und mit welchem Steuersatz sie zu versteuern ist? Wenn ja, ist es ein Einzweckgutschein. Wenn nein, ein Mehrzweckgutschein.
Es geht dabei weder um den Betrag noch um die Bezeichnung auf dem Papier. Ein Gutschein über einen Geldbetrag kann ein Einzweckgutschein sein, ein Gutschein über eine bestimmte Leistung kann als Mehrzweckgutschein enden. Maßgeblich ist allein, ob die Steuer im Zeitpunkt der Ausgabe bestimmbar ist.
Einzweckgutschein: die Steuer entsteht sofort
Beim Einzweckgutschein wird die Ausgabe wie die Leistung selbst behandelt. Die Umsatzsteuer entsteht mit dem Verkauf des Gutscheins, nicht mit der Einlösung. Löst der Kunde später ein, ist das steuerlich kein Umsatz mehr, sondern nur noch die Erfüllung dessen, was bereits versteuert wurde.
Typisch ist der Betrieb mit einheitlichem Steuersatz: ein Friseursalon, ein Kosmetikstudio, eine Werkstatt. Alles, was es dort gibt, unterliegt demselben Satz, der Ort steht fest, damit ist die Steuer bestimmt.
Mehrzweckgutschein: die Steuer entsteht bei der Einlösung
Beim Mehrzweckgutschein ist der Verkauf nur ein Tausch von Geld gegen ein Versprechen. Umsatzsteuer entsteht erst, wenn der Gutschein eingelöst wird, und zwar mit dem Steuersatz der Leistung, die dann tatsächlich bezogen wird.
Typisch ist das gemischte Sortiment. In einer Bäckerei mit Café treffen 7 Prozent auf Backwaren zum Mitnehmen und 19 Prozent auf Speisen im Haus aufeinander. Solange offen ist, wofür der Gutschein verwendet wird, ist der Steuersatz bei der Ausgabe nicht bestimmt. Dasselbe gilt für den Einzelhändler, der Lebensmittel und andere Waren im Regal hat.
Die Stolperstelle sitzt im Kassensystem
Der häufigste Fehler ist der Mehrzweckgutschein, der beim Verkauf als normaler Umsatz gebucht wird. Dann versteuerst du ihn zweimal: einmal beim Verkauf, einmal bei der Einlösung. Auffallen tut das oft erst, wenn Umsatz und Wareneinsatz über das Jahr nicht mehr zusammenpassen.
Sauber ist folgender Weg. Der Verkauf eines Mehrzweckgutscheins läuft über eine eigene Kategorie ohne Steuer, in der Buchhaltung über ein Verrechnungskonto. Die Einlösung wird als Zahlungsart erfasst, nicht als Rabatt. Wer sie als Rabatt bucht, kürzt Umsatz und Steuer, obwohl der Betrieb das Geld längst bekommen hat.
Beim Einzweckgutschein ist es umgekehrt. Der Verkauf ist der steuerpflichtige Umsatz, die Einlösung darf ihn nicht ein zweites Mal erzeugen. Auch das muss die Kasse abbilden können, sonst rechnet sie den Umsatz doppelt.
Gutscheine, die nie eingelöst werden
Ein Einzweckgutschein ist bereits versteuert. Verfällt er, bleibt es dabei. Beim Mehrzweckgutschein fehlt es an einer Leistung, deshalb entsteht in der Regel keine Umsatzsteuer, wenn er nie eingelöst wird. Ertragsteuerlich wird der Betrag trotzdem irgendwann zum Ertrag, weil die Verpflichtung entfällt. Ab wann das gilt und welche Fristen für deine Gutscheine überhaupt zulässig sind, hängt an deinen Gutscheinbedingungen und ist eine rechtliche Frage.
Was das für den Alltag heißt
Lege vor dem Druck fest, welchen Typ du ausgibst, und halte die Entscheidung schriftlich fest. Ein Gutschein, der nur für eine bestimmte Leistung gilt, ist eine bewusste Wahl mit steuerlicher Folge. Ein offener Wertgutschein ist die andere Wahl. Beides ist zulässig, beides hat seinen Sinn, aber die Buchung unterscheidet sich, und das Kassensystem muss beide Wege kennen.
Wo wir aufhören
Ob dein Gutschein im konkreten Fall Einzweck oder Mehrzweck ist, entscheidet sich an Details deines Sortiments und deiner Bedingungen. Wir erklären den Mechanismus und was er für die Kasse bedeutet. Die Einordnung deiner Gutscheine und die Buchung gehören zu deiner Steuerberatung, die Gutscheinbedingungen selbst zu deiner Rechtsberatung.
