In der Praxis geht es beim Bezahlen selten um große Summen, dafür um viele kleine Vorgänge nebenbei: Atteste, Bescheinigungen, Zuzahlungen, Selbstzahlerleistungen.

Warum der Empfang davon profitiert

Am Empfang laufen Telefon, Terminvergabe und Kasse gleichzeitig. Jeder Vorgang, der Wechselgeld und Zählerei erfordert, kostet dort Zeit, die an anderer Stelle fehlt.

Kartenzahlung nimmt genau diesen Teil heraus. Kein Wechselgeld, keine Kassendifferenz, kein Bargeldbestand, der abends gezählt und verwahrt werden muss.

Ruhig und diskret

Zwei Anforderungen sind in der Praxis wichtiger als anderswo. Erstens die Lautstärke: Ein piependes Gerät im Wartebereich ist störend und lässt sich meist abstellen. Zweitens die Diskretion: Das PIN-Feld sollte so stehen, dass Wartende nicht mitschauen können.

Ein stationäres Gerät am Empfangstresen, das sich zur Patientin drehen lässt, ist hier praktischer als ein Handgerät, das gereicht wird.

Praxissoftware und Kasse

Ob und wie sich das Terminal an die vorhandene Software anbinden lässt, hängt vom System ab. Das prüfen wir vorab, statt es beim ersten Betriebstag herauszufinden. Was dafür gebraucht wird: der Name der Software, möglichst die Version, und die Information, ob bisher ein Terminal angebunden war.

Ist keine Anbindung möglich, funktioniert ein eigenständiges Terminal problemlos. Der Betrag wird dann eingegeben, und die Zuordnung erfolgt über den Beleg.

Was steuerlich zu beachten ist

Selbstzahlerleistungen sind umsatzsteuerlich nicht einheitlich zu behandeln, und die Frage, welche Aufzeichnungspflichten für eine Praxis gelten, ist eine steuerliche. Sie gehört zu deiner Steuerberatung.

Unsere Zuständigkeit endet bei der Zahlung selbst: dass sie sauber läuft, korrekt dokumentiert ist und zur Abrechnung passt.

Der Nebeneffekt

Patienten, die für eine Leistung nicht sofort zahlen können, weil sie kein Bargeld dabeihaben, führen zu Rechnungen, Mahnungen und Nachfassen. Jede dieser Rechnungen kostet mehr Verwaltungszeit als die Gebühr einer Kartenzahlung.