Bargeld gilt als kostenlos, weil nie jemand ein Entgelt abbucht. Die Kosten stehen nur woanders: in Arbeitszeit, in Wegen, in gebundenem Geld und im Risiko. Wer die Zahlarten im eigenen Betrieb ehrlich vergleichen will, muss diese Posten erst sichtbar machen.
Wechselgeld ist gebundenes Geld
Damit du kassieren kannst, muss immer ein Bestand in der Schublade liegen, aufgeteilt auf alle Münzen und kleinen Scheine. Dieser Bestand arbeitet nicht, er liegt. Bei mehreren Kassenplätzen und einem Reservebestand im Tresor kommt schnell ein Betrag zusammen, der dauerhaft festliegt.
Nachschub ist ebenfalls nicht umsonst. Münzrollen holt jemand bei der Bank, und viele Institute berechnen für die Ausgabe und für die Einzahlung von Bargeld ein Entgelt. Was dein Institut nimmt, steht in seinem Preisverzeichnis. Der Weg dorthin kostet dich zusätzlich Arbeitszeit, oft während der Öffnungszeiten.
Zählen, Kassensturz, Differenzen
Am Ende jedes Tages wird gezählt, das Ergebnis mit dem Kassenbericht abgeglichen und eine Differenz gesucht, wenn eine da ist. Bei Bargeld gehört das zur ordnungsgemäßen Kassenführung, und es kostet jeden Tag dieselbe Zeit, unabhängig davon, wie viel Umsatz an dem Tag war.
Multipliziere den täglichen Aufwand mit der Zahl deiner Öffnungstage und bewerte ihn mit dem Stundensatz der Person, die es macht. Erst dann bekommt Bargeld einen Preis, den du neben andere Zahlwege legen kannst. Rechne die Suche nach Differenzen und die Nacharbeit bei Fehlern mit ein.
Transport, Tresor, Versicherung
Geld muss zur Bank. Wer es selbst fährt, trägt das Risiko persönlich und sollte den Weg unregelmäßig gestalten. Wer einen Werttransport beauftragt, zahlt dafür, spart aber Zeit und Risiko. Dazwischen liegen Nachttresor und Einzahlautomat.
Für die Versicherung ist entscheidend, wo das Geld liegt und in welcher Höhe. Verträge unterscheiden zwischen Geld im geschlossenen Tresor, Geld in der Kasse während der Geschäftszeit und Geld auf dem Transportweg, und sie kennen für jede Lage eine eigene Höchstsumme. Genau diese Grenzen prüfen die wenigsten, bevor etwas passiert. Sieh in deiner Police nach, welche Beträge dort stehen und welche Anforderungen an den Tresor gestellt werden.
Die Kosten, die niemand bucht
- Falschgeld, das du annimmst und ersatzlos abschreiben musst.
- Fehler beim Herausgeben, die als Differenz auftauchen und nicht mehr zuzuordnen sind.
- Diebstahl aus der Schublade und der Aufwand, ihm nachzugehen.
- Der höhere Prüfungsaufwand: Eine Bargeldkasse verlangt Aufzeichnungen, die bei unbaren Zahlungen aus der Abrechnung selbst hervorgehen.
- Die Zeit an der Kasse: Wechselgeld heraussuchen dauert bei jedem einzelnen Vorgang länger als eine Freigabe am Terminal.
Der ehrliche Vergleich mit der Kartenzahlung
Kartenzahlung hat einen sichtbaren Preis, und der steht auf der Abrechnung. Bei R&B Pay sind das im Tarif All-in 1,29 Prozent auf alle Karten ohne zusätzlichen Centbetrag, alternativ 0,79 Prozent je girocard-Zahlung und 1,79 Prozent je Kreditkartenzahlung, jeweils zuzüglich 5 Cent je Zahlung, alles netto zuzüglich Umsatzsteuer. Ab 250.000 Euro Jahreskartenumsatz wird individuell verhandelt.
Der Punkt dabei ist nicht, dass eine Zahlart pauschal billiger wäre als die andere. Der Punkt ist die Vergleichbarkeit: Beim einen siehst du den Preis in einer Zeile, beim anderen zahlst du in Arbeitszeit, Wegen, gebundenem Geld und Risiko. Solange du diese Posten nicht beziffert hast, vergleichst du eine bekannte Zahl mit einem Gefühl.
Bargeld ganz weglassen
Manche Betriebe stellen vollständig auf unbare Zahlung um. Praktisch spricht dagegen, dass ein Teil der Kundschaft anders nicht zahlen kann oder will, und dass jeder Ausfall der Technik dann sofort den Verkauf stoppt. Wer diesen Weg geht, braucht einen Notfallweg für den Fall, dass Leitung oder Terminal ausfallen.
Wo wir aufhören
Ob und wie du Bargeld ausschließen darfst, was in deinen Aushängen stehen muss und welche Anforderungen deine Versicherung stellt, sind rechtliche Fragen für deine Rechtsberatung und deinen Versicherer. Wie Kassenführung, Aufzeichnungen und Differenzen in deinem Betrieb zu behandeln sind, gehört zu deiner Steuerberatung.
