Reisekosten sind einer der wenigen Bereiche, in denen sich ohne Beleg etwas abziehen lässt: Für die Verpflegung gibt es Pauschalen. Genau deshalb schaut die Prüfung dort genauer hin. Der Abzug hängt weniger an den Quittungen als an einer sauberen Aufzeichnung von Anlass, Ort und Zeit.
Alles beginnt bei der ersten Tätigkeitsstätte
Reisekosten entstehen nur bei einer Auswärtstätigkeit, also außerhalb der Wohnung und außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte. Bei Arbeitnehmern legt der Arbeitgeber diese Stätte fest oder sie ergibt sich aus dem zeitlichen Umfang der Tätigkeit. Bei Selbstständigen tritt die Betriebsstätte an ihre Stelle.
Der Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ist keine Auswärtstätigkeit. Er wird über die Entfernungspauschale berücksichtigt, mit ganz eigenen Regeln. Wer diese Unterscheidung nicht trifft, rechnet Fahrten doppelt oder falsch ab. Für Handwerksbetriebe ohne festen Einsatzort und für mobile Dienstleister ist die Frage, ob überhaupt eine erste Tätigkeitsstätte besteht, deshalb die wichtigste im ganzen Thema.
Fahrtkosten: tatsächlich oder pauschal
Nutzt du ein betriebliches Fahrzeug, sind die tatsächlichen Kosten ohnehin Betriebsausgaben. Nutzt du ein privates Fahrzeug für eine betriebliche Fahrt, kannst du entweder die anteiligen tatsächlichen Kosten ansetzen oder eine gesetzlich festgelegte Pauschale je gefahrenem Kilometer. Die Pauschale ist der übliche Weg, weil sie ohne Nachweis der Fahrzeugkosten auskommt.
Bahn, Flug, Mietwagen, Taxi und Parkgebühren werden mit Beleg in tatsächlicher Höhe abgerechnet. Den aktuellen Kilometersatz nennt dir deine Steuerberatung; er wird selten, aber doch gelegentlich geändert.
Verpflegungsmehraufwand: nur Pauschalen, nie Belege
Für die Verpflegung auf einer Auswärtstätigkeit gibt es ausschließlich Pauschalen. Restaurantrechnungen zusätzlich abzuziehen, ist nicht möglich, auch wenn sie höher ausfallen. Die Pauschalen sind nach der Dauer der Abwesenheit gestaffelt, wobei An- und Abreisetage bei mehrtägigen Reisen gesondert behandelt werden. Für Auslandsreisen gelten eigene Sätze je Land, die das Bundesfinanzministerium veröffentlicht.
Zwei Einschränkungen sind wichtig. Erstens wird die Pauschale gekürzt, wenn Mahlzeiten gestellt werden, etwa das Frühstück in der Hotelrechnung oder das Essen beim Seminar. Die Kürzungssätze stehen im Gesetz. Zweitens ist der Abzug zeitlich begrenzt, wenn du längere Zeit an derselben auswärtigen Stelle tätig bist; nach Ablauf dieses Zeitraums entfällt die Pauschale, bis eine ausreichende Unterbrechung eintritt.
Übernachtung und Nebenkosten
Übernachtungskosten werden mit Rechnung in tatsächlicher Höhe abgezogen. Enthält die Rechnung ein Frühstück oder ein pauschales Servicepaket, muss dieser Anteil herausgerechnet werden, weil Verpflegung über die Pauschale abgegolten ist. Gute Hotelrechnungen weisen den Betrag getrennt aus; fehlt die Trennung, gelten die im Gesetz vorgesehenen Kürzungen.
Zu den Reisenebenkosten gehören Parken, Maut, Gepäckaufbewahrung, betriebliche Telefonate und die Beförderung von Werkzeug oder Ware. Bußgelder gehören nicht dazu, auch wenn sie auf einer betrieblichen Fahrt entstanden sind.
Die Aufzeichnung trägt den Abzug
Eine brauchbare Reisekostenabrechnung enthält Anlass und Ziel der Reise, den Namen des Geschäftspartners oder der Veranstaltung, Datum und Uhrzeit von Beginn und Ende sowie die gefahrenen Kilometer. Ohne Uhrzeiten lässt sich die Staffelung der Verpflegungspauschale nicht belegen, und damit fällt der Abzug.
Sinnvoll ist ein einheitliches Formular, das nach jeder Reise ausgefüllt wird, nicht im Frühjahr aus dem Terminkalender rekonstruiert. Kalender und Kartenzahlungen an der Tankstelle helfen bei der Kontrolle, ersetzen die Aufzeichnung aber nicht.
Wenn Mitarbeitende unterwegs sind
Erstattest du Reisekosten, bleibt die Erstattung bis zur Höhe der zulässigen Pauschalen und der nachgewiesenen Kosten steuer- und beitragsfrei. Was darüber hinausgeht, ist Arbeitslohn und wird abgerechnet wie Gehalt. Deshalb gehören Reisekostenabrechnungen zu den Lohnunterlagen und werden bei einer Lohnsteuerprüfung angesehen.
Wo die Beratung anfängt
Welche Pauschalen aktuell gelten, ob dein Betrieb eine erste Tätigkeitsstätte hat und wie eine Erstattung an Mitarbeitende abzurechnen ist, sind steuerliche Fragen. Sie gehören zu deiner Steuerberatung und für die Lohnabrechnung zu deinem Lohnbüro. Dieser Beitrag zeigt, welche Angaben du unterwegs festhalten musst, damit die Antwort später überhaupt möglich ist.
