Firmenwagen: Pauschale oder Fahrtenbuch

Ein Fahrzeug, das dem Betrieb gehört und auch privat gefahren wird, muss steuerlich geteilt werden. Für den privaten Anteil gibt es zwei Verfahren: die pauschale Bewertung und das Fahrtenbuch. Die Entscheidung kostet dich entweder Geld oder Disziplin.

Zuerst die Frage, ob das Auto überhaupt Betriebsvermögen ist

Bevor eine Methode gewählt wird, muss geklärt sein, wem das Fahrzeug steuerlich zugeordnet ist. Wer sein Auto überwiegend betrieblich nutzt, hat kein Wahlrecht, es gehört zwingend ins Betriebsvermögen. Unterhalb dieser Schwelle gibt es einen Bereich, in dem du das Fahrzeug freiwillig zuordnen darfst, und darunter bleibt es privat; dann setzt du nur die betrieblichen Fahrten an. Welche Nutzungsanteile diese Bereiche voneinander trennen, ist gesetzlich festgelegt, die geltenden Grenzen bestätigt dir deine Steuerberatung.

Den betrieblichen Nutzungsanteil musst du im Zweifel belegen können. Aufzeichnungen über einen zusammenhängenden, repräsentativen Zeitraum genügen dafür in der Regel, ein vollständiges Fahrtenbuch ist für diesen Nachweis noch nicht nötig.

Die Pauschale ist bequem und rechnet stur

Die pauschale Methode steht nur offen, wenn das Fahrzeug überwiegend betrieblich genutzt wird; im Bereich der freiwilligen Zuordnung wird der private Anteil stattdessen geschätzt oder über ein Fahrtenbuch ermittelt. Sie bemisst den privaten Nutzungswert am inländischen Bruttolistenpreis im Zeitpunkt der Erstzulassung, einschließlich Sonderausstattung und Umsatzsteuer. Was du tatsächlich bezahlt hast, spielt keine Rolle. Genau hier liegt die teuerste Stolperstelle: Ein günstig gekaufter Gebrauchtwagen mit hohem Neupreis wird bewertet, als wäre er neu.

Für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb kommt ein weiterer Betrag hinzu. Für Elektro- und Hybridfahrzeuge wird die Bemessungsgrundlage unter bestimmten Voraussetzungen gemindert. Diese Voraussetzungen und die Höhe der Minderung hat der Gesetzgeber mehrfach verändert; sie gehören vor dem Kauf geprüft, nicht danach.

Auch die Umsatzsteuer läuft mit. Die private Nutzung eines Fahrzeugs, bei dessen Anschaffung du Vorsteuer gezogen hast, ist umsatzsteuerlich eine unentgeltliche Wertabgabe und gehört in die Voranmeldung. Die Bemessungsgrundlage folgt dabei nicht eins zu eins der ertragsteuerlichen Rechnung, was regelmäßig für Verwirrung sorgt.

Das Fahrtenbuch ist genauer und unerbittlich

Beim Fahrtenbuch werden die tatsächlichen Kosten des Fahrzeugs ermittelt, also Abschreibung, Kraftstoff oder Strom, Versicherung, Steuer, Wartung und Reparaturen, und im Verhältnis der gefahrenen Strecken aufgeteilt. Das lohnt sich, wenn das Fahrzeug teuer ist und wenig privat bewegt wird.

Anerkannt wird ein Fahrtenbuch nur, wenn es zeitnah, fortlaufend und in geschlossener Form geführt ist. Jede betriebliche Fahrt braucht Datum, Kilometerstand bei Beginn und Ende, Ziel, Zweck und den aufgesuchten Geschäftspartner, Umwege gehören begründet. Private Fahrten werden mit der Kilometerangabe erfasst, Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb gesondert.

Eine Tabellenkalkulation reicht nicht, weil sie sich nachträglich spurlos ändern lässt. Elektronische Fahrtenbücher werden anerkannt, wenn spätere Änderungen technisch ausgeschlossen oder vollständig protokolliert sind. Lücken sind dabei gefährlicher als Fehler: Ein fehlender Eintrag stellt das ganze Buch infrage.

Wann sich welcher Weg rechnet

Statt der Faustregel vom Stammtisch zu folgen, rechne beide Wege einmal mit deinen eigenen Werten durch. Grob gilt: Je höher der Listenpreis und je geringer der private Anteil, desto eher lohnt das Fahrtenbuch. Je günstiger das Fahrzeug und je mehr privat gefahren wird, desto besser steht die Pauschale da.

Prüfe das einmal im Jahr neu. Wenn sich die Nutzung ändert, etwa weil ein zweites Fahrzeug im Haushalt dazukommt oder der Arbeitsweg wegfällt, kippt das Ergebnis schnell.

Ein Punkt wird dabei gern übersehen: Stehen mehrere Fahrzeuge im Betriebsvermögen und werden sie auch privat genutzt, ist der Nutzungswert grundsätzlich für jedes einzelne anzusetzen. Wer den Transporter ausschließlich betrieblich einsetzt, sollte das belegen können, etwa über die Ausstattung des Fahrzeugs oder ein Nutzungsverbot, das auch eingehalten wird.

Der Wechsel ist möglich, aber nicht mitten im Jahr

Die Methode wird für jedes Fahrzeug einheitlich für das gesamte Wirtschaftsjahr gewählt. Ein Wechsel ist zum Jahreswechsel möglich, außerdem dann, wenn du das Fahrzeug austauschst. Wer unterjährig aufgibt, hat kein halbes Fahrtenbuch, sondern keines.

Das ist der Punkt, der viele überrascht: Wird das Fahrtenbuch wegen Mängeln verworfen, gilt automatisch die Pauschale, und zwar rückwirkend für das ganze Jahr. Wer sich für das Fahrtenbuch entscheidet, muss es durchhalten, auch in der Woche, in der nichts klappt.

Wo die Beratung anfängt

Welche Zuordnung für dein Fahrzeug gilt, welche Werte im laufenden Jahr anzusetzen sind und ob dein Fahrtenbuch den Anforderungen genügt, sind steuerliche Fragen im Einzelfall. Sie gehören zu deiner Steuerberatung. Wir ordnen hier nur ein, worüber du vor dem Kauf sprechen solltest.