Die Frage, ob du eine Einnahmenüberschussrechnung abgeben darfst oder bilanzieren musst, klingt nach Formsache und ist eine Kostenfrage. Eine Bilanz bedeutet mehr Arbeit im laufenden Jahr, mehr Honorar und mehr Disziplin bei den Belegen. Sie liefert dafür Zahlen, die eine Einnahmenüberschussrechnung nicht liefert.
Entschieden wird die Frage an drei Stellen: an der Rechtsform, an der Kaufmannseigenschaft und an der Größe. In dieser Reihenfolge.
Zwei Systeme, ein grundlegender Unterschied
Die Einnahmenüberschussrechnung zählt Geld. Was auf dem Konto eingeht, ist Einnahme, was abgeht, ist Ausgabe, jeweils in dem Jahr, in dem es fließt. Offene Rechnungen und Warenbestände tauchen nicht auf.
Die doppelte Buchführung ordnet jeden Geschäftsvorfall dem Zeitraum zu, in den er gehört, unabhängig davon, wann gezahlt wird. Sie erfasst Forderungen, Verbindlichkeiten, Vorräte und Rückstellungen und endet in Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung. Über die gesamte Lebensdauer eines Betriebs ist der Gewinn in beiden Systemen gleich, er verteilt sich nur anders. Genau das merkt man an der Steuerlast einzelner Jahre.
Manche bilanzieren wegen ihrer Rechtsform
GmbH, UG, AG, Genossenschaft und die haftungsbeschränkten Personengesellschaften wie die GmbH & Co. KG führen Handelsbücher, weil sie kraft ihrer Rechtsform Kaufleute sind. Die Größe spielt dabei keine Rolle. Eine UG mit einem einzigen Kunden bilanziert genauso wie ein Großhändler.
Freiberufler stehen außerhalb der Größenlogik
Wer freiberuflich tätig ist, darf die Einnahmenüberschussrechnung nutzen, unabhängig davon, wie hoch Umsatz und Gewinn ausfallen. Das ist einer der handfesten Vorteile der freiberuflichen Einordnung.
Vorsicht bei Zusammenschlüssen: Läuft in einer Gesellschaft von Freiberuflern auch eine gewerbliche Tätigkeit mit, kann die Gesellschaft insgesamt gewerblich werden. Dann gelten die Regeln unten für alles, was sie tut.
Beim Gewerbebetrieb entscheidet die Kaufmannseigenschaft
Ein gewerblicher Einzelunternehmer ist kein Kaufmann, solange sein Betrieb nach Art und Umfang keinen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert. Er darf die Einnahmenüberschussrechnung nutzen, solange die steuerlichen Schwellen für Umsatz und Gewinn eingehalten sind. Wächst der Betrieb darüber hinaus, ist er Kaufmann, auch ohne Eintrag; das Handelsregister bildet den Zustand dann nur ab. Wer sich freiwillig als eingetragener Kaufmann eintragen lässt, wird Kaufmann und ist damit grundsätzlich zur Buchführung verpflichtet.
Das ist die Stolperstelle: Der Eintrag wird meist wegen des seriöseren Auftritts vorgenommen, und die Bilanzpflicht kommt als unbestellte Beigabe mit. Für kleine Einzelkaufleute gibt es eine Befreiung, die wiederum an Umsatz und Gewinn hängt. Ob du sie erreichst, prüft deine Steuerberatung an den aktuell geltenden Schwellenwerten.
Steuerlich beginnt die Pflicht erst mit dem Brief
Für Gewerbetreibende, die keine Kaufleute sind, gilt eine Besonderheit, die viel Ärger erspart: Die steuerliche Buchführungspflicht beginnt nicht automatisch mit dem Überschreiten einer Schwelle, sondern erst, nachdem das Finanzamt sie mit einer Mitteilung festgestellt hat, und dann erst ab dem folgenden Wirtschaftsjahr.
Wer eine solche Mitteilung bekommt, hat also Vorlauf, um Kontenrahmen, Software und Belegwege umzustellen. Wer den Brief zur Seite legt, verschenkt genau diesen Vorlauf.
Der Wechsel kostet einmalig
Beim Wechsel von der Einnahmenüberschussrechnung zur Bilanz entsteht ein Übergangsgewinn. Offene Forderungen und Bestände, die im alten System nie erfasst waren, werden auf einen Schlag sichtbar und erhöhen den Gewinn des Übergangsjahres. Das kann eine spürbare Steuerzahlung auslösen. Auf Antrag lässt sich dieser Übergangsgewinn auf mehrere Jahre verteilen. Wer den Wechsel absehen kann, plant ihn deshalb nicht erst im Dezember.
Was für beide Systeme gilt
Unabhängig vom System gelten die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung, auch für elektronische Aufzeichnungen. Buchungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar sein. Bareinnahmen sind täglich festzuhalten. Belege werden in der Form aufbewahrt, in der sie eingegangen sind: Eine Rechnung, die als PDF kam, ist nicht dadurch archiviert, dass du sie ausdruckst. Wer ein Kassensystem einsetzt, braucht zusätzlich eine Verfahrensdokumentation.
Wo die Beratung anfängt
Welche Schwellenwerte gerade gelten, ob dich eine Befreiung trägt und wann ein freiwilliger Wechsel sinnvoll ist, gehört zu deiner Steuerberatung. Stellen solltest du die Frage trotzdem einmal im Jahr selbst. Beide Systeme erzeugen unterschiedliche Zahlen, und Entscheidungen trifft man besser mit den aussagekräftigeren.
