Aufstellen und offenlegen sind zwei verschiedene Pflichten mit zwei verschiedenen Adressaten. Aufgestellt wird für die Gesellschafter, das Finanzamt und die Bank. Offengelegt wird für die Öffentlichkeit, also für jeden, der deinen Firmennamen in ein Suchfeld tippt.
Wer beides für dasselbe hält, wundert sich später über Post, die kein Finanzamt geschickt hat.
Wer einen Jahresabschluss aufstellen muss
Aufstellen muss jeder, der zur doppelten Buchführung verpflichtet ist: Kapitalgesellschaften und die ihnen gleichgestellten Personengesellschaften kraft Rechtsform, dazu die übrigen Kaufleute, von denen nur kleine Einzelkaufleute befreit sind. Der Abschluss besteht mindestens aus Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung, bei größeren Gesellschaften kommen Anhang und Lagebericht hinzu.
Wer nur eine Einnahmenüberschussrechnung abgibt, stellt keinen Jahresabschluss in diesem Sinn auf und legt folglich auch nichts offen. Diese Gruppe kann hier aufhören zu lesen, sollte den Wechsel aber im Blick behalten.
Wer offenlegen muss
Offenlegen müssen im Kern die haftungsbeschränkten Unternehmen: GmbH, UG, AG, Genossenschaft und die Personengesellschaften ohne eine natürliche Person als Vollhafter, allen voran die GmbH & Co. KG. Dahinter steht ein Tauschgeschäft: Wer die persönliche Haftung abgibt, gewährt der Öffentlichkeit dafür Einblick in seine Zahlen.
Der eingetragene Kaufmann, die GbR und die OHG mit natürlichen Personen legen nichts offen. Dort haftet ein Mensch persönlich, das genügt dem Gesetz als Gegenleistung.
Die Größenklasse bestimmt, wie viel sichtbar wird
Wie ausführlich offengelegt wird, hängt an der Größenklasse: Kleinstgesellschaft, klein, mittelgroß, groß. Maßgeblich sind Bilanzsumme, Umsatzerlöse und die Zahl der Arbeitnehmer im Jahresdurchschnitt. Eingeordnet wird, wer zwei der drei Merkmale an aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen über- oder unterschreitet. Die Schwellenwerte hebt der Gesetzgeber regelmäßig an; den aktuell geltenden Stand bestätigt dir deine Steuerberatung.
Praktisch heißt das: Kleine Gesellschaften veröffentlichen eine verkürzte Bilanz ohne Gewinn- und Verlustrechnung. Wer wissen will, was du verdienst, findet es dort nicht. Mittelgroße und große Gesellschaften zeigen deutlich mehr, und zwar dauerhaft.
Hinterlegen statt offenlegen
Für Kleinstgesellschaften gibt es einen zweiten Weg: die Hinterlegung. Die Bilanz wird eingereicht, aber nicht frei angezeigt. Wer sie sehen will, muss sie kostenpflichtig anfordern. Das ist kein Versteck, aber es hält die eigenen Zahlen aus dem beiläufigen Blick von Wettbewerbern. Die Hinterlegung muss aktiv gewählt werden und setzt voraus, dass die Merkmale einer Kleinstgesellschaft tatsächlich erfüllt sind.
Das Ordnungsgeld kommt von allein
Die Offenlegung ist fristgebunden, und ihre Überwachung läuft maschinell. Wird nicht rechtzeitig eingereicht, folgt zunächst eine Androhung mit Nachfrist, danach setzt die zuständige Stelle das Ordnungsgeld fest. Es wiederholt sich, solange nichts eingereicht wird. Niemand muss dich melden, und Unwissenheit schützt nicht.
Die Stolperstelle sitzt fast immer an derselben Stelle: Die Steuerberatung erstellt den Abschluss, die Einreichung veranlasst aber niemand, weil jede Seite die andere für zuständig hält. Kläre einmal schriftlich, wer einreicht, und notiere dir den Termin selbst.
Wer deine Zahlen sonst noch liest
Offengelegte Abschlüsse werden gelesen: von Banken vor der Kreditentscheidung, von Vermietern vor dem Mietvertrag, von Lieferanten vor der Einräumung eines Zahlungsziels, von Auskunfteien für ihre Bewertungen und von Wettbewerbern aus Neugier. Auch ein fehlender Abschluss ist ein Signal. Wer suchen lässt und nichts findet, zieht selten den freundlichen Schluss.
Umgekehrt lohnt der Blick in die Abschlüsse anderer. Bevor du einem neuen Großkunden eine hohe Rechnung mit Zahlungsziel stellst, ist der veröffentlichte Abschluss die günstigste Auskunft, die du bekommen kannst.
Wo die Beratung anfängt
In welche Größenklasse dein Unternehmen fällt, welche Bestandteile einzureichen sind und ob die Hinterlegung für dich infrage kommt, hängt an Werten, die sich ändern. Das gehört zu deiner Steuerberatung. Fragen zur Haftung der Geschäftsführung bei unterlassener Offenlegung gehören zu deiner Rechtsberatung.
