Das Handelsregister kennt keine Abteilung für Einzelunternehmen. Wer allein ein Unternehmen betreibt und sich eintragen lässt, steht dort als eingetragener Kaufmann oder eingetragene Kauffrau, kurz e.K. Für manche Betriebe ist dieser Eintrag Pflicht, für andere eine Entscheidung, die niemand einfordert.
Der Unterschied zwischen beiden Fällen hängt an einer Frage: Erfordert dein Betrieb einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb? Das klingt nach einer Formel und ist auch eine. Das Gesetz nennt kein einzelnes Kriterium, es lässt auf das Gesamtbild schauen.
Wer eintragen muss und wer wählen darf
Beurteilt werden Umsatz und Kapitaleinsatz, die Zahl der Beschäftigten, Zahl und Art der Geschäftsvorfälle, Lagerhaltung, Filialen, Kreditaufnahme und die Frage, ob der Betrieb ohne kaufmännische Organisation überhaupt noch zu überblicken ist. Ein Betrieb, der über die Jahre gewachsen ist, rutscht in die Pflicht hinein, ohne dass ihn jemand darauf hinweist.
Wer unterhalb dieser Schwelle bleibt, ist Kleingewerbetreibender und kann sich trotzdem freiwillig eintragen lassen. Der freiwillige Eintrag wirkt genauso wie der pflichtige: Ab der Eintragung gilt Handelsrecht, ohne Rabatt.
Land- und Forstwirtschaft folgen eigenen Regeln, und Freie Berufe werden nicht Kaufmann, egal wie groß die Praxis wird. Für sie ist das Handelsregister der falsche Ort.
Was der Eintrag rechtlich verändert
Der häufigste Irrtum zuerst: Der Eintrag ändert nichts an der Haftung. Als e.K. haftest du weiter persönlich und unbeschränkt mit deinem gesamten Vermögen. Wer Haftungsbeschränkung sucht, braucht eine Kapitalgesellschaft, keinen Registereintrag.
Was sich ändert, ist das Recht, nach dem deine Geschäfte beurteilt werden. Das Handelsgesetzbuch nimmt Kaufleute härter ran, weil es sie für erfahren hält. Eine Bürgschaft, die du als Kaufmann übernimmst, ist auch ohne Schriftform wirksam. Eine vereinbarte Vertragsstrafe kann ein Gericht nicht mehr herabsetzen. Und beim Kauf von einem anderen Unternehmen musst du die Ware unverzüglich untersuchen und Mängel rügen, sonst gilt sie als genehmigt.
Diese Rügeobliegenheit ist die Stelle, an der es in der Praxis wehtut. Wer eine Lieferung erst Wochen später auspackt, verliert Ansprüche, die er als Nichtkaufmann noch gehabt hätte.
Der Ablauf: erst der Name, dann der Notar
Vor dem Termin steht der Firmenname. Als e.K. darfst du eine Sach- oder Fantasiebezeichnung führen statt deines Nachnamens. Der Name braucht Unterscheidungskraft, darf nicht in die Irre führen und muss den Rechtsformzusatz tragen. Die Industrie- und Handelskammer prüft Namensvorschläge vorab, und dieser Anruf erspart einen Rückläufer vom Registergericht.
Die Anmeldung selbst gibst du in öffentlich beglaubigter Form ab. Der Notar beglaubigt deine Unterschrift und reicht elektronisch beim Registergericht ein. Angemeldet werden Firma, Sitz, Geschäftsanschrift, Gegenstand und deine Person. Eine Prokura kannst du im selben Zug anmelden.
Die Gewerbeanmeldung ersetzt der Eintrag nicht. Sie bleibt eine eigene Meldung beim Gewerbeamt und muss nachgezogen werden, wenn sich mit dem Eintrag der Name ändert.
Was nach dem Eintrag anders läuft
Mit der Kaufmannseigenschaft kommt die handelsrechtliche Buchführungspflicht: doppelte Buchführung und Jahresabschluss statt Einnahmenüberschussrechnung. Das Handelsgesetzbuch nimmt Einzelkaufleute davon allerdings wieder aus, wenn Umsatz und Gewinn an aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen unter bestimmten Grenzen bleiben; das Steuerrecht kennt dazu passende Werte für die Frage, ob das Finanzamt eine Bilanz verlangt. Ob dein Betrieb darunter fällt und welche Werte gerade gelten, klärst du mit deiner Steuerberatung, am besten vor dem Notartermin.
Dazu kommen die Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen. Firma mit Rechtsformzusatz, Sitz, Registergericht und Registernummer gehören auf Briefbogen, Rechnungen, E-Mails und ins Impressum der Website.
Ein Vorteil wird dabei oft übersehen: Die Firma ist jetzt ein übertragbares Gut. Du kannst den Betrieb samt Namen verkaufen, und Nachfolgeregelungen werden greifbarer. Wer eine Firma fortführt, haftet allerdings für die alten Verbindlichkeiten mit, solange nichts anderes vereinbart und eingetragen wird.
Wo wir aufhören
Ob dein Betrieb die Schwelle zur Eintragungspflicht bereits überschritten hat, ist eine Einzelfallfrage und gehört zu deiner Rechtsberatung. Ob der Wechsel zur Bilanz für dich günstig oder teuer wird, beantwortet deine Steuerberatung. Beides lässt sich vor dem Notartermin klären. Danach nur noch mit Aufwand.
