Zwischen einem Einzelunternehmen und einem eingetragenen Kaufmann steht keine neue Rechtsform, sondern eine Zeile im Handelsregister. Dahinter steht dieselbe Person mit demselben Betrieb. Was sich ändert, ist das Regelwerk, nach dem gearbeitet wird.

Was gleich bleibt

Die Haftung. Der eingetragene Kaufmann haftet mit seinem gesamten Vermögen, genauso wie ohne Eintrag. Wer sich vom Kürzel hinter dem Namen einen Schutz erhofft, verwechselt den Eintrag mit einer Kapitalgesellschaft. Auch steuerlich ändert der Eintrag zunächst nichts an der Zurechnung: Der Gewinn bleibt Einkommen des Inhabers.

Wann der Eintrag Pflicht ist

Pflicht wird er, sobald der Betrieb einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert. Das ist eine Gesamtbetrachtung aus Umsatz, Betriebsvermögen, Zahl der Beschäftigten, Warenlager, Standorten, Zahl der Geschäftsvorfälle und Kreditbedarf. Feste Grenzwerte nennt das Gesetz nicht, und die kursierenden Faustzahlen sind keine Rechtsgrundlage. Ob dein Betrieb die Schwelle erreicht, klärst du mit der Rechtsberatung, eine erste Einschätzung gibt die Industrie- und Handelskammer.

Unterhalb dieser Schwelle ist der Eintrag freiwillig. Einzelne Freiberuflerinnen und Freiberufler können sich nicht als Kaufleute eintragen lassen, weil sie kein Gewerbe betreiben.

Was der Eintrag bringt

Einen freieren Firmennamen. Ohne Eintrag firmierst du mit deinem Vor- und Nachnamen, ein Zusatz beschreibt nur die Tätigkeit. Als eingetragener Kaufmann kannst du eine Sach- oder Fantasiebezeichnung führen, solange sie unterscheidungskräftig und nicht irreführend ist. Der Rechtsformzusatz muss dabeistehen.
Prokura. Du kannst eine Vertrauensperson mit einer im Register eingetragenen, weitreichenden Vollmacht ausstatten. Ohne Eintrag geht das nicht.
Auffindbarkeit. Geschäftspartner können Firma, Inhaber und Anschrift im Register nachschlagen. Im Geschäft mit größeren Auftraggebern und im Ausschreibungswesen ist das ein Argument.
Übertragbarkeit. Der Betrieb kann samt Firmennamen verkauft oder übergeben werden, der eingeführte Name geht nicht verloren.

Was der Eintrag verpflichtet

Mit dem Eintrag gilt Handelsrecht. Das bedeutet Handelsbücher und einen Jahresabschluss nach handelsrechtlichen Regeln. Für kleine Einzelkaufleute gibt es eine Befreiung von dieser Pflicht, wenn Umsatz und Gewinn bestimmte Schwellen an aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen nicht überschreiten. Die aktuellen Werte bestätigt dir deine Steuerberatung, sie sind mehrfach angehoben worden.

Dazu kommen die kaufmännischen Sorgfaltsregeln. Beim Wareneinkauf zwischen Kaufleuten gilt eine Untersuchungs- und Rügepflicht: Ein Mangel, der nicht unverzüglich gerügt wird, gilt als genehmigt. Ein kaufmännisches Bestätigungsschreiben, dem nicht widersprochen wird, kann den Vertragsinhalt festlegen. Beides ist im Alltag scharf, weil es Reaktionszeiten verlangt, die es vorher nicht gab.

Formal wird es ebenfalls: Auf Geschäftsbriefen, Rechnungen, Bestellscheinen, E-Mails und im Impressum müssen Firma mit Rechtsformzusatz, Ort der Niederlassung, Registergericht und Registernummer stehen. Jede Änderung von Firma, Anschrift oder Inhaber muss über einen Notar zum Register angemeldet werden. Das kostet, und es passiert häufiger, als man denkt.

Die Stolperstelle: der Eintrag wirkt überall

Nach dem Eintrag ist die Firma der maßgebliche Name des Betriebs. Rechnungen, Verträge, Kassenbelege, Website, Bankverbindung und Zahlungsverträge sollten ihn tragen. Wer weiter unter dem alten Namen auftritt, produziert Rückfragen und im Zweifel Belege, die nicht sauber zuzuordnen sind.

Und der Eintrag ist keine Testphase. Löschen lassen kann man ihn nur, wenn die Voraussetzungen für die Eintragungspflicht nicht mehr vorliegen, und auch das läuft wieder über Notar und Registergericht. Wer freiwillig einträgt, sollte deshalb wissen, warum.

Wann sich die freiwillige Eintragung lohnt

Sie lohnt sich, wenn du unter einem Namen auftreten willst, der nicht dein eigener ist, wenn du Prokura vergeben möchtest, wenn Auftraggeber einen Registerauszug sehen wollen oder wenn eine Übergabe des Betriebs absehbar ist. Sie lohnt sich nicht, wenn es nur um den seriöseren Klang geht, denn die Pflichten kommen mit, der Haftungsschutz nicht.

Wo die Beratung anfängt

Ob dein Betrieb eintragungspflichtig ist, welche Firma zulässig ist und ob die Befreiung von der Bilanzierungspflicht greift, sind Fragen für Rechtsberatung und Steuerberatung. Dieser Beitrag zeigt, was der Eintrag auslöst, und ersetzt keine Prüfung deines Falls.