Ein Elektrobetrieb macht selten nur eine Sorte Umsatz. Vormittags hängt der Monteur im Neubau an der Rohinstallation, mittags kommt ein Kleinauftrag im Bestand dazwischen, abends ruft jemand an, weil im halben Haus kein Strom mehr ist. Diese drei Aufträge bringen ihr Geld auf drei ganz verschiedenen Wegen herein.
Wer sie gleich behandelt, verliert entweder Zeit im Büro oder Geld auf offenen Posten. Es zahlt sich aus, je Auftragsart vorher festzulegen, wann und wie kassiert wird, statt das im Einzelfall am Küchentisch zu entscheiden.
Der Notdienst ist ein eigenes Geschäft
Im Notdienst stimmt das Verhältnis von Aufwand und Betrag nicht mit dem Rest des Betriebs überein. Die Anfahrt ist kurz, die eigentliche Arbeit dauert oft weniger lang als die Dokumentation danach, und der Kunde ist in diesem Moment so zahlungsbereit wie nie wieder. Genau dann sollte das Geld fließen.
Eine Rechnung, die erst Tage später aus dem Büro geht, macht aus einem dankbaren Kunden einen Vorgang mit Mahnstufe. Wer direkt vor Ort abrechnet, spart sich den ganzen Nachlauf und diskutiert den Zuschlag für den Einsatz nicht schriftlich, sondern einmal mündlich, bevor er anfängt.
Kassieren, wo der Verteiler steht
Der Ort der Arbeit ist selten der beste Ort zum Kassieren. Keller, Tiefgarage und Rohbau ohne Putz sind die Stellen mit dem schlechtesten Mobilfunkempfang im ganzen Gebäude. Das Terminal gehört deshalb dorthin, wo Netz ist: an die Haustür, ins Treppenhaus oder ins Fahrzeug.
Die Stolperstelle merkt man sich nach dem dritten Einsatz: Auf das WLAN des Kunden ist kein Verlass, denn bei einer Störung in der Verteilung ist der Router mit abgeschaltet. Ein Terminal mit eigener Mobilfunkkarte macht dich davon unabhängig, und ein geladener Ersatzakku im Fahrzeug erspart dir die Rechnung hinterher.
Material gehört getrennt auf den Beleg
Kleinmaterial verschwindet in der Kalkulation, Geräte und Leuchten stehen sichtbar auf der Rechnung. Weise beides getrennt aus, auch wenn du Kleinmaterial pauschal ansetzt. Sonst vergleicht der Kunde deinen Materialpreis mit dem Regalpreis im Baumarkt und übersieht, dass Beschaffung, Lager, Anfahrt und Haftung mit drinstecken.
Bringt der Kunde das Material selbst mit, verschiebt sich die Verantwortung. Für eine gekaufte Sache gilt die Gewährleistung von 2 Jahren gegenüber dem Verkäufer, für deine Montage stehst du gerade. Erwarten wird der Kunde trotzdem, dass du dich um das defekte Gerät kümmerst. Halte im Auftrag fest, wer was beschafft hat.
Der Kleinauftrag rechnet sich nur ohne Nachlauf
Eine Steckdose setzen, eine Leuchte anschließen, einen Fehlerstromschalter tauschen: Bei diesen Aufträgen entscheidet nicht der Stundensatz über die Marge, sondern der Verwaltungsaufwand danach. Rechnung schreiben, verbuchen, Zahlungseingang überwachen, erinnern, das alles kostet Bürozeit, die niemand bezahlt.
Deshalb gilt für kleine Aufträge dieselbe Regel wie für den Notdienst: vor Ort abschließen. Wer die Zahlung am Einsatzort erledigt, hat den Vorgang zum Feierabend abgeschlossen und nicht in einer Liste offener Posten stehen.
Abschläge im Neubau
Große Installationen laufen über Monate. Ohne Zahlungsplan finanzierst du die Baustelle mit deinem eigenen Geld vor. Vereinbare Abschläge nach erreichtem Bauabschnitt, nicht nach Kalender, und stelle sie mit einer prüfbaren Aufstellung des bereits erbrachten Anteils.
Ein Abschlag ist keine Abnahme. Er ändert nichts daran, dass die Leistung erst mit der Abnahme als vertragsgemäß gilt. Steuerlich ist er auch kein Nachzügler: Vereinnahmte Anzahlungen lösen die Umsatzsteuer bereits aus, obwohl die Schlussrechnung noch aussteht.
Der Auftrag an der Haustür kann widerrufbar sein
Ein Vertrag, den du beim Verbraucher zu Hause schließt, ist rechtlich etwas anderes als ein Vertrag in deinen Geschäftsräumen. Das Gesetz gibt dem Verbraucher dort ein Widerrufsrecht, die Frist beträgt 14 Tage. Ohne korrekte Belehrung beginnt sie gar nicht erst zu laufen.
Für dringende Reparaturen, die der Kunde ausdrücklich angefordert hat, kennt das Gesetz Ausnahmen. Ob dein Notdiensteinsatz darunterfällt, hängt vom Einzelfall und von der Formulierung deiner Unterlagen ab. Genau hier zahlt sich ein geprüftes Auftragsformular aus.
Wo wir aufhören
Ob dein Formular die Belehrung richtig abbildet, wie ein Zahlungsplan zu formulieren ist und wann die Umsatzsteuer auf eine Anzahlung entsteht, sind Rechts- und Steuerfragen. Sie gehören zu deiner Rechtsberatung und deiner Steuerberatung. Wir ordnen hier ein, wir beraten nicht.
