Im SHK-Handwerk stecken drei Geschäfte unter einem Dach. Der Notdienst bringt kleine Beträge sofort, der Wartungsvertrag bringt planbare Beträge im festen Rhythmus, der Badumbau bringt viel Geld über einen langen Zeitraum. Jedes dieser Geschäfte braucht seinen eigenen Zahlungsweg.

Der häufigste Fehler ist, alles über die Rechnung aus dem Büro laufen zu lassen. Das passt zum Badumbau, kostet beim Notdienst Marge und ist beim Wartungsvertrag jedes Jahr dieselbe vermeidbare Arbeit.

Der Wartungsvertrag ist eine Dauerbeziehung

Wiederkehrende Beträge gehören nicht auf die Karte. Eine Karte läuft irgendwann ab, und du müsstest für jeden Einzug vor Ort sein. Der passende Weg ist die SEPA-Lastschrift: einmal ein unterschriebenes Mandat, dann zieht dein Betrieb die Beträge selbst ein.

Dazu gehören zwei Dinge, die im ersten Jahr gern vergessen werden: die Gläubiger-Identifikationsnummer, die du bei der Bundesbank beantragst, und die Vorabinformation an den Kunden vor jedem Einzug. Ohne beides wird der Einzug angreifbar, und eine Rücklastschrift kostet dich Gebühr und Nachlauf.

Der Preis gehört vor die Arbeit

Wenn im Januar die Heizung ausfällt, fragt niemand nach dem Stundensatz. Nachher fragen alle. Nenne Anfahrt, Stundensatz und Zuschlag, bevor du den Werkzeugkoffer aufmachst, und lass dir den Auftrag auf dem Tablet oder auf Papier bestätigen.

Kassiere direkt nach dem Einsatz. Der Kunde, dem du gerade die Wohnung wieder warm gemacht hast, zahlt ohne Diskussion. Derselbe Kunde prüft Wochen später jede Position und ruft an, weil er die Anfahrt anders in Erinnerung hat.

Wenn das Ersatzteil fehlt

Ein Teil der Noteinsätze endet nicht mit der Reparatur, sondern mit einer Zwischenlösung, weil das passende Ersatzteil erst bestellt werden muss. Damit zerfällt der Auftrag in zwei Termine, die Wochen auseinanderliegen können.

Rechne den ersten Einsatz sofort ab, statt auf den zweiten zu warten. Die Alternative ist eine Sammelrechnung, in der die Nachtarbeit vom Januar auftaucht, wenn der Kunde sich längst an nichts mehr erinnert. Bei teuren Sonderteilen gehört zusätzlich eine Anzahlung vor die Bestellung, denn ein bestelltes Bauteil für ein bestimmtes Gerät bekommst du selten in dein Lager zurück.

Das Bad ist ein Bauprojekt, kein Verkauf

Bei einer Badsanierung liegen zwischen Bestellung der Ware und Schlussrechnung viele Wochen, in denen du Material bezahlst und Löhne zahlst. Ein Zahlungsplan im Vertrag verteilt das: Abschlag bei Materialbeschaffung, Abschlag nach Rohinstallation, Restzahlung nach Abnahme.

Binde die Abschläge an erkennbare Bauabschnitte, nicht an Kalenderwochen. Ein Kunde diskutiert nicht über einen Abschlag, den er im Bad stehen sieht, aber sehr wohl über einen, der nur auf dem Zettel steht.

Nachträge entstehen hinter der Wand

Kaum ein Altbaubad läuft ohne Überraschung. Die Leitung ist marode, der Estrich anders aufgebaut als gedacht, der Anschluss sitzt woanders. Das ist normal. Nicht normal ist, den Nachtrag erst mit der Schlussrechnung zu zeigen.

Die Zustimmung auf der Baustelle zwischen Tür und Angel wird später bestritten, und zwar zuverlässig. Halte Nachträge kurz schriftlich fest, mit Preis, und hole die Freigabe ein, bevor du die Arbeit ausführst. Ein Foto der offenen Wand im Anhang beendet die meisten Diskussionen, bevor sie anfangen.

Kassieren beim Kunden

Die Restzahlung nach der Abnahme ist oft der größte Einzelbetrag, den dein Betrieb je vor Ort einnimmt. Kündige sie an, damit der Kunde vorbereitet ist. Karten haben einen Verfügungsrahmen je Tag, den die Bank des Kunden auf Wunsch anpasst, und niemand klärt das gern im Flur stehend.

Ein mobiles Terminal im Servicefahrzeug deckt Notdienst, Kleinauftrag und Abnahmetermin ab. Für den Kunden ist die Zahlung damit erledigt, für dich der Vorgang abgeschlossen.

Wo die Beratung anfängt

Wie ein Wartungsvertrag zu formulieren ist, ob dein Mandat die Anforderungen erfüllt und wie Abschläge steuerlich zu behandeln sind, entscheidet nicht die Branchenerfahrung, sondern deine Rechts- und Steuerberatung. Dieser Beitrag ordnet die Abläufe ein, er ersetzt keine Prüfung deiner Unterlagen.