Ein Malerbetrieb bedient zwei Märkte, die sich beim Geld kaum ähneln. Auf der einen Seite der Privatkunde mit zwei Zimmern und einem Treppenhaus, auf der anderen der Generalunternehmer mit einem Bauabschnitt und einem Vertragswerk. Der eine zahlt am Tag der Fertigstellung, der andere nach seinen eigenen Regeln.
Wer beides mit derselben Rechnungsvorlage bearbeitet, ärgert sich in beiden Märkten. Sinnvoller ist, die Abläufe zu trennen und dem Privatkunden das anzubieten, was dem Generalunternehmer nie möglich wäre: sofort bezahlen und fertig.
Der Privatauftrag endet mit der Zahlung
Beim Privatkunden ist der letzte Pinselstrich nicht das Ende des Auftrags. Das Ende ist der Moment, in dem das Geld auf deinem Konto ist. Zwischen beiden liegen bei der klassischen Rechnung mehrere Wochen, in denen das Gerüst schon wieder woanders steht und niemand mehr an das Treppenhaus denkt.
Kassiere am Abnahmetag, solange ihr gemeinsam im frisch gestrichenen Raum steht. Ein mobiles Terminal im Fahrzeug reicht dafür. Der Vorgang ist damit abgeschlossen, ohne Mahnlauf, ohne Nachtelefonieren und ohne die Frage, ob die Rechnung im Spam gelandet ist.
Auf der Baustelle bestimmt der Auftraggeber den Takt
Beim gewerblichen Auftraggeber ist die Zahlung Teil des Vertrags, nicht Teil des Gesprächs. Zahlungsziel, Aufmaßregeln, Abschlagsrhythmus und ein Sicherheitseinbehalt stehen dort, wo du sie vor Angebotsabgabe lesen musst, nämlich in den Vertragsbedingungen.
Der Sicherheitseinbehalt ist die Position, die Betriebe am häufigsten unterschätzen. Ein Teil deiner Summe bleibt nach der Abnahme liegen, Höhe und Dauer stehen im Vertrag. Prüfe, ob du den Einbehalt durch eine Bürgschaft ablösen darfst, sonst arbeitest du unfreiwillig als Kreditgeber.
Ebenso wichtig sind die Aufmaßregeln. Ob Öffnungen wie Fenster und Türen übermessen oder abgezogen werden, steht in den Vertragsbedingungen und macht bei einer Fassade oder einem Treppenhaus einen spürbaren Unterschied in der Abrechnungssumme. Wer erst nach der Ausführung nachliest, hat den Preis bereits kalkuliert und kann nur noch verlieren.
Abschlagsrechnungen brauchen einen prüfbaren Stand
Ein Abschlag ohne nachvollziehbare Aufstellung wird nicht bezahlt, er wird zurückgestellt. Beschreibe je Position den Anteil, der erbracht ist, und stütze ihn auf das gemeinsame Aufmaß. Je einfacher der Bauleiter deine Aufstellung nachrechnen kann, desto schneller läuft die Freigabe.
Stelle Abschläge in kurzen Abständen. Wer erst am Ende eines langen Bauabschnitts abrechnet, finanziert Löhne und Material über den ganzen Zeitraum selbst, und merkt es erst, wenn die eigene Materialrechnung fällig wird.
Skonto ist ein Nachlass, kein Zahlungsziel
Skonto klingt nach einer Kleinigkeit und ist ein echter Preisnachlass, den du in die Kalkulation aufnehmen musst, bevor du das Angebot abgibst. Wer Skonto einräumt und den Preis nicht anpasst, verschenkt Marge auf jeder Rechnung.
Die Stolperstelle ist der Abzug ohne Anspruch: Manche Auftraggeber ziehen Skonto auch dann ab, wenn sie die vereinbarte Frist überschritten haben. Diesen Differenzbetrag musst du zeitnah anmahnen, sonst wird aus einer Nachlässigkeit stillschweigend eine Gewohnheit.
Wenn nicht gezahlt wird
Kommt keine Zahlung, ist die Reihenfolge immer gleich: schriftliche Zahlungsaufforderung mit klarer Frist, dann Mahnung, dann Entscheidung über das gerichtliche Mahnverfahren. Wichtig ist nur, dass du früh anfängst und die Schritte nicht schleifen lässt.
Behalte die Verjährung im Blick. Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt 3 Jahre und läuft ab dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Alte offene Posten aus dem Winter davor gehören deshalb einmal im Jahr auf den Tisch, nicht erst, wenn es eng wird.
Wo wir aufhören
Ob ein Einbehalt zulässig ist, wie deine Vertragsbedingungen wirken und was im Einzelfall verjährt, sind Rechtsfragen. Die Behandlung von Abschlägen in der Buchführung ist eine Frage für die Steuerberatung. Wir beschreiben hier den Ablauf, die Prüfung deines Vertrags gehört in fachkundige Hände.
