Ein Betrieb geht nicht unter, weil er keinen Gewinn macht. Er geht unter, weil an einem bestimmten Tag eine Zahlung fällig ist und das Konto sie nicht hergibt. Gewinn und Liquidität sind zwei Rechnungen mit unterschiedlichen Zeitpunkten, und nur eine davon kann dich morgen umbringen.
Der Unterschied in einem Satz
Die Gewinnrechnung fragt, ob eine Leistung mehr wert war als ihre Kosten. Die Liquiditätsrechnung fragt, wann Geld tatsächlich fließt. Eine Rechnung, die du heute schreibst, ist heute Umsatz und vielleicht erst in einigen Wochen Geld. Eine Tilgung mindert dein Konto, aber nicht deinen Gewinn. Eine Abschreibung mindert den Gewinn, aber nicht dein Konto.
Wo das Geld hängen bleibt
Vier Stellen binden in kleinen Betrieben fast das gesamte Kapital: offene Kundenrechnungen, Warenlager, Anzahlungen an Lieferanten und angefangene, noch nicht abgerechnete Arbeiten. Alles davon steht in der Gewinnrechnung längst positiv und liegt trotzdem nicht auf dem Konto.
Der Hebel ist selten der Preis, sondern der Zeitpunkt. Früher abrechnen, Teilrechnungen bei längeren Aufträgen, Anzahlung bei Sonderanfertigungen, Lager kleiner halten. Jede dieser Maßnahmen wirkt sofort auf die Liquidität, ohne dass ein einziger Auftrag mehr hereinkommen muss.
Die Umsatzsteuer gehört dir nicht
Der Umsatzsteuerbetrag auf deinen Rechnungen, im Regelfall 19 Prozent, ermäßigt 7 Prozent, ist ein durchlaufender Posten. Du ziehst ihn für das Finanzamt ein und führst ihn ab. Auf dem Konto sieht er aus wie Umsatz, und genau daran verrechnen sich Gründungen im ersten Jahr. Leg den Anteil zusammen mit der Rücklage für die Einkommen- oder Körperschaftsteuer auf ein zweites Konto und rühr ihn nicht an.
Zahlungsarten haben verschiedene Uhren
Bargeld ist sofort da. Kartenzahlung wird autorisiert, eingereicht und danach gutgeschrieben, in der Regel gesammelt für einen Zeitraum. Lastschriften können zurückkommen. Rechnungen laufen nach Zahlungsziel, oder eben nicht.
Für die Vorschau heißt das: Trage nicht den Umsatztag ein, sondern den Tag der Gutschrift. Wenn du wissen willst, wie lange es bei dir dauert, vergleiche die Abrechnung deines Zahlungsdienstleisters mit deinem Kontoauszug. Diese Verzögerung ist bei jedem Anbieter anders und gehört in deine Planung, nicht ins Bauchgefühl.
Der Monat, in dem alles zusammenfällt
Jahresbeiträge von Versicherungen, Kammerbeiträge, Steuervorauszahlungen nach einem guten Vorjahr, die Nebenkostenabrechnung, das Weihnachtsgeld: Solche Posten kommen nicht gleichmäßig. In einem Saisonbetrieb treffen sie regelmäßig auf den umsatzschwächsten Monat. Trag sie einzeln mit ihrem Fälligkeitstag ein und verteile sie nicht gleichmäßig über das Jahr. Eine geglättete Planung sieht ruhig aus und geht genau an der Stelle schief, an der es eng wird.
Wie eine Vorschau aussieht, die man auch pflegt
Eine Zeile Anfangsbestand, darunter alle Einzahlungen, darunter alle Auszahlungen, unten der Endbestand, der zum Anfangsbestand der nächsten Spalte wird. Spalten sind Wochen für die nächsten Monate und Monate für den Rest des Jahres. Mehr braucht es nicht.
Entscheidend ist die Pflege. Einmal pro Woche die Ist-Werte eintragen und die Vorschau nach hinten verlängern. Eine Tabelle, die einmal im Quartal angefasst wird, warnt zu spät.
Sinnvoll ist außerdem eine zweite, vorsichtigere Zeile für die Einzahlungen. Nicht als Schwarzmalerei, sondern um zu sehen, in welcher Woche der Bestand zuerst unter null rutscht, wenn es schlechter läuft. Genau diese Woche ist der Zeitpunkt, an dem du mit deiner Bank sprechen solltest, und zwar davor, nicht danach.
Frühwarnzeichen, die man ernst nehmen sollte
Skonto wird nicht mehr gezogen, obwohl es angeboten wird. Der Dispo wird nicht mehr ausgeglichen, sondern nur noch bewegt. Umsatzsteuer wird aus laufenden Einnahmen bezahlt statt aus der Rücklage. Lieferanten stellen auf Vorkasse um. Jedes einzelne Zeichen ist noch kein Problem, zusammen sind sie eines.
Wo wir aufhören
Welche Steuertermine dich treffen, wie hoch Vorauszahlungen angesetzt werden und ob eine Anpassung möglich ist, klärt deine Steuerberatung. Fragen zu Zahlungszielen, Verzug und Sicherheiten gehören zu deiner Rechtsberatung. Wir ordnen hier nur ein.
