Kaum ein anderes kleines Geschäft nimmt so hohe Einzelbeträge ein wie ein Reisebüro, und kaum eines nimmt sie so lange vor der Leistung ein. Zwischen Buchung und Abflug liegen oft Monate. Fast alles, was im Reisevertrieb besonders geregelt ist, folgt aus diesem Abstand.
Vermittelst du oder veranstaltest du?
Als Reisevermittler verkaufst du die Reise eines Veranstalters und bekommst dafür eine Provision. Der Reisevertrag kommt zwischen deinem Kunden und dem Veranstalter zustande. Als Reiseveranstalter schuldest du die Reise selbst, mit allem, was daran hängt.
Die Stolperstelle liegt genau dazwischen. Wer Flug, Hotel und Mietwagen für denselben Kunden zusammenstellt und das als ein Paket zu einem Gesamtpreis anbietet, kann zum Veranstalter werden, ohne es zu wollen. Damit greifen Pflichten, die ein Vermittler nicht hat, allen voran die Absicherung der Kundengelder gegen Insolvenz. Auch das bloße Weiterreichen von Kundendaten an einen zweiten Anbieter kurz nach der ersten Buchung kann eine eigene Kategorie auslösen, die eigene Informationspflichten mitbringt.
Warum du Vorauszahlungen nicht einfach annehmen darfst
Geld, das ein Kunde vor Reisebeginn zahlt, ist wirtschaftlich fremdes Geld. Für Pauschalreisen gilt der Grundsatz, dass Zahlungen erst gefordert und angenommen werden dürfen, wenn die Absicherung der Kundengelder nachgewiesen ist. Beim Kunden kommt dieser Nachweis als Sicherungsschein an.
Praktisch heißt das zweierlei. Der Sicherungsschein gehört zur Buchungsbestätigung und nicht in eine spätere Sendung. Und durchlaufende Gelder gehören getrennt von deinen eigenen Mitteln geführt, sonst verlierst du im Ernstfall den Überblick darüber, welcher Betrag überhaupt dir gehört.
Anzahlung und Restzahlung folgen fremden Fristen
Bei vermittelten Reisen setzt der Veranstalter die Termine für Anzahlung und Restzahlung. Du gibst sie weiter und überwachst sie. Die Fristen stehen in seinen Reisebedingungen, und sie sind nicht verhandelbar, nur weil dein Kunde gerade im Urlaub ist.
Die typische Eskalation läuft immer gleich: Die Restzahlung geht zu spät ein, der Veranstalter storniert, die Rücktrittskosten trägt der Kunde, und der Ärger landet bei dir. Eine Erinnerung deutlich vor Fälligkeit ist deshalb kein Service, sondern Selbstschutz.
Was hohe Beträge an der Karte ändern
Zwei Dinge fallen bei großen Summen auf. Erstens stößt die Karte des Kunden an ihren Verfügungsrahmen, gerade bei Familienbuchungen. Eine Aufteilung auf mehrere Zahlungen oder mehrere Karten löst das, sollte aber am Schreibtisch besprochen und nicht am Terminal improvisiert werden.
Zweitens wirkt ein prozentuales Entgelt auf den vollen Betrag. Bei R&B Pay kostet der Tarif All-in 1,29 Prozent auf alle Karten ohne Centbetrag. Alternativ zahlst du 0,79 Prozent je girocard-Zahlung und 1,79 Prozent je Kreditkartenzahlung, jeweils zuzüglich 5 Cent je Zahlung, alles netto zuzüglich Umsatzsteuer. Ab 250.000 Euro Jahreskartenumsatz wird individuell verhandelt. Für ein Reisebüro lohnt deshalb der nüchterne Blick darauf, welcher Anteil der Umsätze über Kreditkarten läuft, denn genau dieser Anteil entscheidet, welches Modell günstiger ist.
Das Risiko der langen Vorlaufzeit
Wenn zwischen Zahlung und Leistung Monate liegen, kann viel passieren. Fällt die Reise aus oder gerät der Veranstalter in Schwierigkeiten, wendet sich der Karteninhaber an seine Bank und verlangt sein Geld zurück. Wo diese Rückbelastung landet, hängt daran, wer die Zahlung entgegengenommen hat und in wessen Namen.
Lege Buchungsbestätigung, Sicherungsschein und Reiseunterlagen deshalb so ab, dass du sie im Streitfall ohne Suche vorlegen kannst. Eine Rückbelastung wird nicht mit Erinnerung gewonnen, sondern mit Papier.
Umsatzsteuer ist hier nicht der Normalfall
Vermittlungsprovisionen und selbst erbrachte Reiseleistungen werden umsatzsteuerlich unterschiedlich behandelt. Für Reiseleistungen existiert eine Sonderregelung, bei der nicht der Reisepreis, sondern die Marge besteuert wird, und der Anteil an Leistungen außerhalb des Inlands spielt eine Rolle. Welche Regel auf welchen Umsatz passt, klärst du mit deiner Steuerberatung, bevor die erste Abrechnung geschrieben ist.
Wo wir aufhören
Ob dein Angebot als Pauschalreise gilt, wie die Kundengeldabsicherung in deinem Fall auszusehen hat und welche Umsatzsteuerregel greift, sind Rechts- und Steuerfragen. Sie gehören zu deiner Rechtsberatung und deiner Steuerberatung. Dieser Text ordnet die Begriffe, er ersetzt die Prüfung deines Falls nicht.
