Geschäftsbriefe müssen bestimmte Angaben tragen, damit jeder Empfänger erkennen kann, mit wem er es zu tun hat, wo er dieses Unternehmen erreicht und wen er notfalls verklagt. Welche Angaben das sind, hängt an der Rechtsform.
Die Pflicht ist alt, die Streitfälle sind neu. Sie entstehen fast alle in der E-Mail.
Was als Geschäftsbrief gilt
Ein Geschäftsbrief ist jede schriftliche Mitteilung an einen bestimmten Empfänger außerhalb des Unternehmens. Das Format spielt keine Rolle: Brief, Fax, E-Mail, angehängtes PDF, Bestellschein, Angebot, Auftragsbestätigung.
Nicht erfasst sind interne Unterlagen und Werbung an einen unbestimmten Personenkreis. Für die Website gelten eigene Regeln über das Impressum, für die Rechnung kommen steuerliche Pflichtangaben dazu. Diese Regelwerke überschneiden sich, ersetzen einander aber nicht. Wer nur an eines denkt, hat regelmäßig eine Lücke.
Die Angaben nach Rechtsform
Nicht eingetragene Einzelunternehmen nennen den ausgeschriebenen Vor- und Nachnamen und die Anschrift. Eine Geschäftsbezeichnung darf daneben stehen, sie ersetzt den Namen nicht.
Eingetragene Unternehmen nennen zusätzlich das Register: die Firma in der eingetragenen Schreibweise, den Sitz beziehungsweise den Ort der Niederlassung, das Registergericht und die Registernummer.
GmbH und UG (haftungsbeschränkt) nennen darüber hinaus alle Geschäftsführer mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen. Gibt es einen Aufsichtsrat, kommt dessen Vorsitzender dazu.
Die AG nennt alle Vorstandsmitglieder mit Kennzeichnung des Vorsitzenden sowie den Vorsitzenden des Aufsichtsrats.
Bei der GmbH und Co. KG fallen die Angaben doppelt an: die der KG und die der Komplementär-GmbH mit deren Register und deren Geschäftsführern. Das ist der Grund für die langen Fußzeilen, die man aus dieser Rechtsform kennt.
Angaben zum Kapital sind freiwillig und heikel
Das Stammkapital muss nicht auf den Briefbogen. Wer es freiwillig angibt, muss die Angabe vollständig machen und dann auch ausstehende Einlagen nennen. Halbe Kapitalangaben sind die typische Fehlerquelle auf ansonsten sauberen Briefbögen. Am einfachsten lässt man die Angabe weg.
Die E-Mail ist der Praxisfall
Die Pflichtangaben gelten in jeder E-Mail an einen Empfänger außerhalb des Unternehmens, nicht nur in der ersten. Auch die kurze Antwort vom Handy ist ein Geschäftsbrief.
Daraus folgt: Die Signatur gehört in jede Vorlage jedes Postfachs, auch in die Antwortsignatur, auch auf dem Telefon, auch in die Sammelpostfächer für Info und Buchhaltung. Genau dort fehlt sie meistens, weil sie einmal am Arbeitsplatzrechner eingerichtet wurde und nirgends sonst.
Der zweite Klassiker ist die Fußzeile, die nach einem Wechsel in der Geschäftsführung nicht angepasst wurde. Die Angaben müssen den aktuellen Registerstand zeigen, nicht den Stand der Gründung.
Was Verstöße auslösen
Das Registergericht kann die Angaben mit Zwangsgeld durchsetzen. Daneben sind unvollständige Angaben ein Ansatzpunkt für wettbewerbsrechtliche Abmahnungen, und die kommen in der Praxis häufiger vor als das Zwangsgeld.
Fehlt der Rechtsformzusatz, kommt das Risiko einer persönlichen Haftung aus Rechtsschein dazu. Dazu gibt es einen eigenen Beitrag über den Rechtsformzusatz.
Einmal sauber anlegen, dann bleibt es
Der Aufwand ist überschaubar, wenn man ihn einmal vollständig macht: Briefbogen, Rechnungsvorlage, Angebotsvorlage, E-Mail-Signaturen aller Postfächer und aller Geräte, Impressum, Bestellformulare, Auftragsbestätigungen aus dem Warenwirtschafts- oder Kassensystem.
Der letzte Punkt wird gern übersehen. Belege und Bestätigungen, die eine Software automatisch erzeugt, tragen die Angaben, die bei der Einrichtung hinterlegt wurden. Ändert sich der Registerstand, ändert die Software von allein gar nichts.
Als Vorlage eignet sich ein aktueller Registerausdruck. Was dort steht, gehört in die Fußzeile, in genau dieser Schreibweise.
Wo die Beratung anfängt
Welche Angaben dein Unternehmen im Einzelnen tragen muss und ob deine Vorlagen vollständig sind, prüft deine Rechtsberatung. Für die Pflichtangaben auf Rechnungen ist zusätzlich deine Steuerberatung zuständig.
