Der Rechtsformzusatz ist der Teil des Namens, der sagt, wer haftet. GmbH, UG (haftungsbeschränkt), e.K., OHG, KG, AG, eG, e.V.: Für den Vertragspartner ist das die kürzeste verfügbare Auskunft darüber, worauf er sich einlässt. Deshalb ist der Zusatz Pflicht und keine Formsache.
Er gehört zum Namen, nicht zur Gestaltung. Ein Name ohne Zusatz ist nicht kürzer, er ist falsch.
Welcher Zusatz zu welcher Rechtsform gehört
Eingetragene Einzelkaufleute führen einen Zusatz, der die Kaufmannseigenschaft zeigt, üblicherweise e.K. Personenhandelsgesellschaften führen OHG oder KG. Kapitalgesellschaften führen GmbH oder AG, die Unternehmergesellschaft den vollständigen Zusatz UG (haftungsbeschränkt). Genossenschaften führen eG, eingetragene Vereine e.V., Partnerschaftsgesellschaften PartG, bei beschränkter Berufshaftung PartG mbB.
Bei der GmbH und Co. KG muss der Zusatz zeigen, dass keine natürliche Person unbeschränkt haftet. Deshalb steckt die Rechtsform der Komplementärin im Namen der KG.
Die häufigste Abweichung im Alltag betrifft die UG. Der Zusatz lautet nicht UG allein und auch nicht UG haftungsbeschr., sondern UG (haftungsbeschränkt), ausgeschrieben. Das Kürzen spart eine Zeile und schafft ein Haftungsrisiko.
Wo der Zusatz stehen muss
- Auf Geschäftsbriefen, Angeboten, Auftragsbestätigungen und Bestellscheinen.
- Auf Rechnungen und Mahnungen.
- In der E-Mail-Signatur, in jeder Nachricht, nicht nur in der ersten einer Unterhaltung.
- Im Impressum der Website und in den Profilen, über die Kundschaft Kontakt aufnimmt.
- In Verträgen, dort in der Parteibezeichnung und in der Unterschriftszeile.
- Am Klingelschild oder Türschild der Geschäftsanschrift.
Bei Werbung, Fahrzeugbeschriftung oder dem Schild über dem Laden genügt die Geschäftsbezeichnung. Sobald es um eine konkrete geschäftliche Erklärung geht, gehört der vollständige Name hin.
Was passiert, wenn er fehlt
Es gibt zwei Ebenen. Die formale: Das Registergericht kann die Angaben durchsetzen, und Wettbewerber oder Verbände können unvollständige Angaben abmahnen. Das kostet Geld und Zeit, ist aber reparabel.
Die zweite Ebene ist teurer. Wer für eine haftungsbeschränkte Gesellschaft auftritt, ohne die Haftungsbeschränkung erkennbar zu machen, kann persönlich haften, weil sein Gegenüber auf einen unbeschränkt haftenden Vertragspartner vertrauen durfte. Das trifft typischerweise die Person, die unterschrieben oder die Bestellung ausgelöst hat, nicht die Gesellschaft.
Das ist kein theoretisches Risiko, und der häufigste Auslöser ist unspektakulär: eine Bestellung per E-Mail aus einem Postfach, dessen Signatur nie fertig eingerichtet wurde.
Wie man richtig unterschreibt
Über der Unterschrift steht die vollständige Firma, darunter die Funktion und der Name der Person, die unterzeichnet. Wer nicht als gesetzlicher Vertreter handelt, sondern aufgrund einer erteilten Vollmacht, macht das kenntlich, als Prokurist mit dem Zusatz ppa., als sonstiger Bevollmächtigter mit i. V.
Dieser Zusatz ist keine Höflichkeitsformel, sondern die Aussage, in wessen Namen gehandelt wird. Steht dort nur ein Name, der auch privat auftreten könnte, bleibt die Zuordnung offen. Offen heißt im Streitfall: zu Lasten dessen, der unterschrieben hat.
Der Name muss überall derselbe sein
Der eingetragene Name gehört nicht nur auf Papier, sondern an jede Stelle, an der Geld fließt: Kontoinhaber, Rechnungssteller, Vertragspartner bei Lieferanten, Vertragspartner bei der Kartenakzeptanz.
Abweichungen fallen spätestens bei einer Prüfung auf. Banken und Zahlungsdienstleister gleichen den Namen mit dem Registerauszug ab, deshalb führen Abweichungen zu Rückfragen und verzögern die Freischaltung. Wer eine Geschäftsbezeichnung nutzt, hinterlegt sie zusätzlich, nicht anstelle des Namens.
Nach jeder Änderung die Liste durchgehen
Ein Formwechsel, eine Umfirmierung oder der Weg von der UG zur GmbH ändert den Zusatz. Ab der Eintragung ist er an jeder der oben genannten Stellen falsch. Wer die Liste nicht abarbeitet, verschickt über Monate Rechnungen mit einer Rechtsform, die es so nicht mehr gibt.
Bewährt hat sich eine schlichte Aufstellung aller Stellen, an denen der Name auftaucht, angelegt bei der Gründung und benutzt bei jeder Änderung. Das ist die unspektakulärste Vorsorge gegen den teuersten Fehler in diesem Themenfeld.
Wo wir aufhören
Ob ein Zusatz in deiner Konstellation zulässig ist und ob im Einzelfall bereits eine persönliche Haftung entstanden ist, prüft deine Rechtsberatung. Dieser Beitrag zeigt die Regel, nicht die Bewertung deines Falls.
