Wer an seiner eigenen GmbH beteiligt ist und sie zugleich als Geschäftsführer führt, verhandelt sein Gehalt mit sich selbst. Genau deshalb schaut das Finanzamt hin. Geprüft wird nicht, ob du gut verdienst, sondern ob ein fremder Dritter in derselben Lage dasselbe bekommen hätte.
Die Frage ist keine Formalie. Das Gehalt mindert den Gewinn der Gesellschaft und damit Körperschaft- und Gewerbesteuer. Hält das Finanzamt einen Teil davon für unangemessen, erkennt es diesen Teil nicht mehr als Betriebsausgabe an, sondern behandelt ihn als verdeckte Gewinnausschüttung, mit Folgen auf beiden Seiten.
Was der Fremdvergleich wirklich prüft
Angemessen ist ein Gehalt, das ein ordentlicher und gewissenhafter Geschäftsleiter auch einem angestellten Fremdgeschäftsführer gezahlt hätte. Maßstab sind Größe und Ertragskraft des Betriebs, Branche, Umsatz, Zahl der Mitarbeitenden, Umfang der Aufgaben, Qualifikation und Verantwortung sowie die Frage, ob mehrere Geschäftsführer sich die Arbeit teilen.
Eine feste Obergrenze gibt es nicht. In der Praxis werden Gehaltsstrukturuntersuchungen als Anhaltspunkt herangezogen, verbindlich sind sie nicht. Entscheidend ist die Bandbreite: Solange dein Gehalt in einer nachvollziehbaren Spanne liegt, ist es nicht angreifbar, nur weil es am oberen Rand dieser Spanne liegt.
Beurteilt wird die Gesamtausstattung, nicht der Monatsbetrag
Zur Gesamtausstattung gehören Festgehalt, Tantieme, Urlaubs- und Weihnachtsgeld, ein Firmenwagen zur privaten Nutzung, Zuschüsse zur Kranken- und Rentenversicherung, Versorgungszusagen und weitere Sachbezüge. Wer nur auf das Monatsgehalt schaut, unterschätzt die Summe, die tatsächlich geprüft wird.
Die beiden Posten, die dabei am häufigsten vergessen werden, sind der Firmenwagen und eine Pensionszusage. Beide sind in der Bewertung teuer und heben die Gesamtausstattung spürbar an, ohne dass sich am Kontoauszug etwas ändert.
Die Formalien, an denen es meistens scheitert
Häufiger als die Höhe ist die Form das Problem. Verlangt wird eine klare, im Voraus getroffene und zivilrechtlich wirksame Vereinbarung, die anschließend auch so durchgeführt wird, wie sie geschrieben steht.
Daraus folgen mehrere Stolperstellen. Ein beherrschender Gesellschafter kann nichts rückwirkend vereinbaren, eine Tantieme also nicht nach Ablauf des Geschäftsjahres beschließen. Ein Vertrag zwischen dir und deiner eigenen Gesellschaft setzt voraus, dass du vom Verbot des Insichgeschäfts befreit bist; diese Befreiung gehört in die Satzung und ins Handelsregister. Und wer regelmäßig mehr oder weniger überweist, als der Vertrag vorsieht, hat faktisch keinen Vertrag mehr, sondern eine Übung, die im Zweifel gegen ihn spricht.
Was in schlechten Jahren gilt
Die Ertragslage der Gesellschaft ist Teil der Prüfung. Wenn eine GmbH dauerhaft Verluste schreibt und das Geschäftsführergehalt unverändert weiterläuft, ist das ein typischer Anlass für Nachfragen. Umgekehrt darf das Gehalt nicht so gestaltet sein, dass es den gesamten Gewinn abschöpft.
Eine Tantieme, die an den Jahresüberschuss gekoppelt ist, atmet mit dem Ergebnis und lässt sich deshalb leichter begründen als ein hohes Festgehalt. Sie muss allerdings vorher vereinbart und in ihrer Berechnung eindeutig sein, sonst kehrt sich der Vorteil um.
Genauso wichtig ist die Gegenrichtung: Wenn du in einer schwachen Phase auf Gehalt verzichtest, gehört auch dieser Verzicht schriftlich festgehalten, mit Datum und Beschluss. Ein stillschweigend ausgesetztes Gehalt, das später nachgezahlt wird, ist einer der Fälle, die in Prüfungen zuverlässig auffallen.
Was du ablegen solltest
Den Anstellungsvertrag mit Datum, den Gesellschafterbeschluss über Abschluss und jede spätere Änderung, die Befreiung vom Insichgeschäft, eine Beschreibung der Aufgabenverteilung und die Unterlagen, auf die du dich beim Vergleich stützt. Kommt eine Prüfung, entscheidet, was schriftlich vorliegt, nicht was im Betrieb üblich war.
Wo wir aufhören
Ob dein Gehalt im konkreten Fall angemessen ist, welche Bestandteile sinnvoll sind und wie eine Tantiemeregelung formuliert sein muss, lässt sich nur mit Blick auf deine Zahlen und deinen Vertrag beurteilen. Das gehört zu deiner Steuerberatung, die gesellschaftsrechtliche Seite zu deiner Rechtsberatung. Wir ordnen hier ein, wir beraten nicht.
