Ein Gutschein kommt beim Mitarbeitenden vollständig an, eine Gehaltserhöhung in gleicher Höhe nicht. Darin liegt der ganze Reiz von Sachbezügen. Die Regeln dazu sind eng gefasst, und die meisten Fehler passieren nicht bei der Höhe, sondern bei der Form des Gutscheins.
Freigrenze heißt alles oder nichts
Für Sachbezüge gilt eine monatliche Freigrenze. Der Unterschied zu einem Freibetrag ist der entscheidende Punkt: Wird die Grenze überschritten, ist nicht nur der übersteigende Teil steuer- und beitragspflichtig, sondern der gesamte Betrag. Ein Cent zu viel kippt den ganzen Monat.
Den aktuell geltenden Wert bestätigt dir deine Lohnbuchhaltung oder deine Steuerberatung. Wichtig ist außerdem, dass alle Sachbezüge eines Monats zusammengerechnet werden. Wer einen Gutschein ausgibt und im selben Monat noch einen weiteren Vorteil gewährt, hat zwei Vorgänge, die gemeinsam die Grenze reißen.
Wann ein Gutschein noch eine Sachleistung ist
Begünstigt sind Sachleistungen, nicht Geld. Ein Gutschein zählt nur dann als Sachleistung, wenn er ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigt und die Vorgaben des Zahlungsdiensterechts erfüllt: ein begrenztes Netz von Akzeptanzstellen, eine begrenzte Produktpalette oder ein festgelegter Verwendungszweck.
Damit fallen universell einsetzbare Guthabenkarten heraus. Schädlich sind ebenso eine Möglichkeit zur Barauszahlung, ein Rückumtausch in Geld oder eine Überweisung auf ein Zahlungskonto.
Die Stolperstelle, die am häufigsten übersehen wird, ist die Reihenfolge. Erstattest du dem Mitarbeitenden einen Betrag gegen Vorlage einer Quittung, ist das eine Geldleistung und kein Sachbezug, egal wie der Kauf aussah. Du musst die Sache zuwenden, nicht den Kauf nachträglich bezahlen.
Zusätzlich zum Lohn, nicht statt Lohn
Sachbezüge müssen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Eine Umwandlung von Gehalt in Gutscheine ist nicht begünstigt. Und sobald ein Anspruch aus Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder betrieblicher Übung entsteht, ist die Grundlage nicht mehr sauber. Wer solche Vorteile über längere Zeit gleichmäßig gewährt, sollte den Freiwilligkeitsvorbehalt schriftlich festhalten.
Andere Anlässe folgen anderen Regeln
Kleine Aufmerksamkeiten zu persönlichen Anlässen wie Geburtstag oder Hochzeit haben eine eigene Grenze und werden nicht auf die monatliche Freigrenze angerechnet. Für Betriebsveranstaltungen, für Mahlzeiten im Betrieb und für Waren aus dem eigenen Sortiment gelten wieder eigene Vorschriften.
Diese Regelungen nebeneinander zu nutzen, ist zulässig. Sie zu vermischen, führt in der Prüfung regelmäßig dazu, dass alles in einen Topf wandert und die günstigste Einordnung verloren geht.
Der Sonderfall Minijob
Bei geringfügig Beschäftigten wirkt die Freigrenze doppelt. Solange der Sachbezug steuer- und beitragsfrei bleibt, zählt er nicht zu dem Verdienst, der über die Geringfügigkeit entscheidet. Kippt die Freigrenze, wird der gesamte Betrag Arbeitsentgelt und kann die Verdienstgrenze reißen.
Die Folge trifft dann nicht nur den einen Monat, sondern den Status der Beschäftigung insgesamt. Genau deshalb ist ein Gutschein bei Minijobs kein kleines Dankeschön nebenbei, sondern eine Position, die in die Abrechnung gehört.
Was aufgezeichnet werden muss
Jeder Sachbezug gehört ins Lohnkonto, mit Datum, Wert und Empfänger. Zugeflossen ist der Vorteil im Moment der Übergabe des Gutscheins oder der Aufladung der Karte, nicht bei der Einlösung. Wer Karten im Dezember auflädt und erst im Januar verteilt, ordnet den Vorteil sonst dem falschen Monat zu.
Dazu kommt der Nachweis über die Form: Bedingungen des Anbieters, Kreis der Akzeptanzstellen, Ausschluss der Barauszahlung. Das ist der erste Punkt, an dem eine Lohnsteuer-Außenprüfung ansetzt, und der Punkt, an dem sich im Nachhinein am wenigsten reparieren lässt.
Wo wir aufhören
Welcher Gutschein die Anforderungen erfüllt, wie hoch die Grenzen aktuell sind und wie eine Regelung im Betrieb formuliert wird, ohne einen dauerhaften Anspruch zu begründen, gehört zu deiner Steuerberatung und deiner Rechtsberatung. Wir beschreiben hier den Mechanismus, deinen Fall prüfen wir nicht.
