Bei jeder Lohnzahlung tritt dein Betrieb in einer Rolle auf, die leicht übersehen wird. Du bist nicht nur Zahler, sondern Einbehaltender. Ein Teil des Bruttolohns gehört dir nie, du hältst ihn kurz und leitest ihn weiter. Deshalb ist das der empfindlichste Bereich im ganzen Betrieb.
Die Pflichten bleiben bei dir, auch wenn eine Kanzlei oder ein Lohnbüro abrechnet. Fehler dort sind nach außen deine Fehler.
Zwei Systeme, zwei Empfänger, zwei Termine
Die Lohnsteuer, dazu Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer, meldest du dem Finanzamt und zahlst sie dorthin. Die Sozialversicherungsbeiträge für Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung gehen an die Krankenkasse des Mitarbeitenden als Einzugsstelle, die das Geld weiterverteilt.
Beide Systeme haben eigene Meldungen, eigene Fristen und eigene Prüfungen. Wer sie gedanklich zusammenfasst, übersieht regelmäßig, dass die Sozialbeiträge früher fällig werden als die Lohnsteuer.
Was vor der ersten Abrechnung stehen muss
Du brauchst eine Betriebsnummer, die Steueridentifikationsnummer und die Sozialversicherungsnummer des Mitarbeitenden, die zuständige Krankenkasse, den elektronischen Abruf der Lohnsteuerabzugsmerkmale und die Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft.
In einigen Branchen, darunter Gastronomie, Bau, Spedition und Gebäudereinigung, kommt die Sofortmeldung dazu. Sie muss vorliegen, bevor die Arbeit beginnt, nicht am Monatsende. Bei kurzfristig eingesprungenen Aushilfen wird genau das am häufigsten übersehen.
Der monatliche Ablauf
Abrechnung erstellen, Lohnsteuer-Anmeldung elektronisch übermitteln, Beitragsnachweis an die Einzugsstelle senden, beide Zahlungen auslösen, Lohn auszahlen. Für die Lohnsteuer richtet sich der Rhythmus, also monatlich, vierteljährlich oder jährlich, nach der im Vorjahr abgeführten Summe. Das Finanzamt teilt dir mit, was für dich gilt.
Eine Besonderheit kostet Liquidität: Die Sozialversicherungsbeiträge werden bereits im laufenden Monat fällig, also bevor der Lohn tatsächlich ausgezahlt ist. Bei schwankenden Stunden wird deshalb geschätzt und im Folgemonat korrigiert. Wer knapp kalkuliert, zahlt im Monat der Umstellung faktisch zweimal.
Warum die Haftung hier besonders scharf ist
Für nicht einbehaltene oder nicht abgeführte Lohnsteuer haftet der Arbeitgeber. Und die Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung sind fremdes Geld. Sie einzubehalten und nicht abzuführen ist keine Zahlungsstörung, sondern strafbar, unabhängig davon, wie schlecht es dem Betrieb gerade geht. Wenn Geld knapp wird, sind diese Beiträge der letzte Posten, an dem gespart werden darf.
Die zweite scharfe Stelle ist die Einordnung der Beschäftigten. Stellt eine Prüfung fest, dass ein freier Mitarbeiter tatsächlich abhängig beschäftigt war, werden die Beiträge für die Vergangenheit nachgefordert, und zwar Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil zusammen. Der Rückgriff auf den Mitarbeitenden ist eng begrenzt: Der unterbliebene Abzug darf nur bei den nächsten Entgeltabrechnungen nachgeholt werden, und das auch nur, solange das Beschäftigungsverhältnis noch läuft. Den Rest trägt der Betrieb allein.
Was bei dir bleibt, auch mit Lohnbüro
Stammdaten und ihre Änderungen, Ein- und Austritte, Arbeitsverträge und Zusatzvereinbarungen, Arbeitszeitaufzeichnungen, Krankmeldungen, Urlaub, Sachbezüge. Das Lohnkonto ist nur so gut wie das, was du meldest.
Ein fester Stichtag im Monat, zu dem alle Änderungen ans Lohnbüro gehen, verhindert die meisten Korrekturabrechnungen. Korrekturen sind nicht nur Aufwand, sie erzeugen auch Rückfragen bei Krankenkassen und Finanzamt, die später niemand mehr zuordnen kann.
Zum Jahreswechsel kommen eigene Pflichten dazu: die Lohnsteuerbescheinigung für jeden Mitarbeitenden, die Jahresmeldung an die Sozialversicherung und der Lohnnachweis an die Berufsgenossenschaft. Sie laufen automatisch aus der Abrechnung, wenn die unterjährigen Daten stimmen. Wenn nicht, tauchen alle Fehler eines Jahres gebündelt in denselben Wochen auf.
Wo die Beratung anfängt
Welcher Status für eine Tätigkeit richtig ist, wie ein einzelner Lohnbestandteil zu behandeln ist und was in einer Prüfung zu tun ist, sind Fragen für deine Steuerberatung oder ein spezialisiertes Lohnbüro, bei rechtlichen Zweifeln für deine Rechtsberatung. Dieser Beitrag ordnet ein, er ersetzt keine Prüfung deines Falls.
