Ein Geschäftskonto zu eröffnen ist kein Formular, sondern eine Prüfung. Die Bank muss wissen, wer du bist, wem der Betrieb wirklich gehört und womit du dein Geld verdienst. Wer das vorbereitet, ist schnell fertig. Wer es unterschätzt, hängt genau in der Woche fest, in der das Kapital eingezahlt werden soll.
Was die Bank prüfen muss
Grundlage ist das Geldwäscherecht. Die Bank identifiziert die Personen, die handeln, klärt den wirtschaftlich Berechtigten und erfasst Zweck und beabsichtigte Art der Geschäftsbeziehung. Das sind keine Höflichkeitsfragen, das ist eine Pflicht, die sie dokumentieren muss.
Wirtschaftlich Berechtigter ist die natürliche Person hinter der Gesellschaft. Bei verschachtelten Strukturen, ausländischen Anteilseignern oder Treuhandverhältnissen wird daraus der aufwendigste Teil der Eröffnung. Die Angabe muss zu dem passen, was im Transparenzregister und in der Gesellschafterliste steht.
Die Unterlagen nach Rechtsform
- Einzelunternehmen und Kleingewerbe: Ausweis und Gewerbeanmeldung, bei Freiberuflern stattdessen der Nachweis der Tätigkeit
- GbR: Ausweise aller Gesellschafter, meist der Gesellschaftsvertrag und die Angabe, wer allein verfügen darf
- OHG, KG, eingetragener Kaufmann: Handelsregisterauszug und Ausweise der vertretungsberechtigten Personen
- GmbH und UG: Gesellschaftsvertrag oder Musterprotokoll, Gesellschafterliste, Ausweise von Geschäftsführung und Gesellschaftern, nach der Eintragung der Registerauszug
- Verein: Satzung, Vorstandsbeschluss und Vereinsregisterauszug
Das Henne-Ei-Problem der Kapitalgesellschaft
Die Gesellschaft wird erst mit der Eintragung im Handelsregister zur juristischen Person. Eingetragen wird sie erst, wenn das Kapital eingezahlt ist. Eingezahlt werden kann nur auf ein Konto, das es noch nicht gibt. Aufgelöst wird das über die Vorgesellschaft: Zwischen Beurkundung und Eintragung besteht die GmbH in Gründung, und auf diesen Namen wird das Konto eröffnet. Grundlage ist die notarielle Urkunde, nicht der Registerauszug.
Sag der Bank ausdrücklich, dass es um eine Gründung geht. Nicht jede Stelle kennt den Ablauf, und die Rückfrage nach einem Registerauszug, den es noch nicht geben kann, kostet die meiste Zeit.
Woran es in der Praxis klemmt
Am häufigsten an der Anschrift. Eine reine Zustelladresse ohne erkennbaren Geschäftsbetrieb führt zu Rückfragen oder zur Ablehnung. Dahinter folgen abgelaufene Ausweise, Namensabweichungen zwischen Ausweis und Gesellschafterliste, unvollständige Vertretungsregelungen und ein Video-Identverfahren, das an der Bildqualität scheitert.
Eigene Gruppe sind Branchen im Risikoraster: bargeldintensive Betriebe, Handel mit hochwertigen Gütern, Vermittlung, Bewachung, alles mit Auslandsbezug. Dort wird genauer gefragt, woher der Umsatz kommt und wer die Gegenparteien sind. Ehrliche, vollständige Antworten sind hier schneller als knappe.
Unterschätzt wird auch der Zeitpunkt. Kontoeröffnungen dauern in der Urlaubszeit und zum Jahreswechsel spürbar länger, weil die Prüfstellen dieselben Personen sind, die auch alles andere bearbeiten. Wenn ein Mietvertrag, ein Notartermin oder ein Eröffnungsdatum daran hängt, fang mit dem Konto an und nicht damit auf.
Wenn die Bank ablehnt
Eine Ablehnung muss nicht begründet werden, und es gibt für Unternehmen keinen Anspruch auf ein Konto, wie ihn Verbraucher beim Basiskonto haben. Bewirb dich deshalb nicht nacheinander, sondern parallel bei mehreren Instituten, und kläre vorher am Telefon, ob deine Rechtsform und deine Branche überhaupt angenommen werden. Das erspart dir Absagen, die erst nach der Prüfung kommen.
Was du vorbereiten kannst
Lege alle Unterlagen als vollständige, lesbare Dateien bereit, prüfe die Gültigkeit der Ausweise, gleiche Namen und Schreibweisen zwischen allen Dokumenten ab und schreibe in zwei Sätzen auf, was der Betrieb tut, wer zahlt und wie gezahlt wird. Wenn du Kartenzahlung anbieten willst, halte die künftige Bankverbindung bereit, bevor du den Akzeptanzvertrag abschließt: Der Kontoinhaber muss mit dem Vertragspartner übereinstimmen.
Wo die Beratung anfängt
Welche Unterlagen genau verlangt werden, legt jede Bank für sich fest. Fragen zur Gesellschafterliste, zum wirtschaftlich Berechtigten und zum Transparenzregister sind rechtliche Fragen und gehören zu deiner Rechtsberatung oder zum Notariat, das die Gründung beurkundet.
