Es gibt keine Vorschrift, die jedem Betrieb ein Geschäftskonto abverlangt. Die Antwort fällt für die meisten Gründungen trotzdem gleich aus, und zwar aus drei Richtungen: Gesellschaftsrecht, Bankbedingungen und Buchführung. Nur die erste ist eine echte Pflicht. Die anderen beiden entscheiden in der Praxis.

Wo ein eigenes Konto zwingend ist

GmbH, UG, AG, Genossenschaft und eingetragener Verein sind eigene Rechtsträger. Ihr Vermögen gehört nicht dir, sondern der Gesellschaft. Ein Konto, das auf deinen Namen läuft, kann dieses Vermögen nicht abbilden: Alles, was darauf eingeht, ist zunächst deins. Genau daran hängt später die Frage, ob die Haftungstrennung wirklich gelebt wurde.

Bei der Kapitalgesellschaft kommt ein zweiter Grund dazu. Ein Teil des Kapitals muss vor der Anmeldung zum Handelsregister eingezahlt und nachgewiesen werden. Dafür braucht die Gesellschaft in Gründung ein Konto, das auf ihren eigenen Namen lautet, nicht auf den des Geschäftsführers.

Wo es nur eine Empfehlung ist

Einzelunternehmen, Kleingewerbe und Freiberufler dürfen ihre Zahlungen über ein privates Konto laufen lassen. Rechtlich sind Betrieb und Person hier dieselbe Person, es gibt kein fremdes Vermögen, das zu trennen wäre.

Bei der GbR liegt die Sache dazwischen. Die Gesellschaft kann selbst Rechte erwerben und Verbindlichkeiten eingehen. Läuft das gemeinsame Geld über das Konto eines Gesellschafters, gehört es im Zweifel ihm, und beim Ausscheiden oder im Streitfall wird daraus ein eigenes Thema.

Was in den Bedingungen deiner Bank steht

Der häufigste Grund, warum das Privatkonto ausfällt, steht nicht im Gesetz, sondern im Vertrag. Privatkonten sind der privaten Nutzung vorbehalten. Wird ein Konto erkennbar geschäftlich geführt, kann die Bank es kündigen oder auf ein Geschäftskonto umstellen. Das passiert selten am ruhigen Tag, sondern meist dann, wenn Lastschriften laufen und Gutschriften erwartet werden.

Dazu kommt eine Stolperstelle, die erst beim Kassieren sichtbar wird: Auszahlungen aus Kartenzahlungen gehen auf ein Konto, das auf den Vertragspartner lauten muss. Weichen Kontoinhaber und Vertragspartner voneinander ab, wird die Gutschrift zurückgewiesen, und zwar so lange, bis beides zusammenpasst. Wer das Konto erst später anpasst, wartet auf Geld, das längst kassiert ist.

Warum die Trennung dir Arbeit spart

Buchführung heißt, dass ein Dritter deine Zahlen ohne Rückfragen nachvollziehen kann. Auf einem gemischten Konto steht der Wareneinkauf neben dem Supermarkt und der Wohnungsmiete. Jede dieser Buchungen muss jemand zuordnen, und dieser Jemand rechnet nach Aufwand ab.

Der zweite Punkt wiegt schwerer. Bei einer Betriebsprüfung sind die betrieblichen Konten vorzulegen. Führst du alles über ein Konto, machst du dieses eine Konto zum betrieblichen Konto, mit allem, was privat darauf steht.

Was das Konto können sollte

Gutschriften aus Kartenzahlung und Lastschrifteinzug ohne Zusatzvereinbarung annehmen
Lastschriften einziehen, wenn du wiederkehrend abrechnest
getrennte Zugänge vergeben, etwa für die Buchhaltung, ohne dein eigenes Zugangsmittel weiterzureichen
Umsätze in einem Format ausgeben, das deine Buchhaltung einlesen kann
ein zweites Konto oder Unterkonto zulassen, auf das du die Umsatzsteuer legst

Nicht jedes Konto kann das alles, und nachrüsten ist mühsamer, als es klingt. Frag vor der Eröffnung ausdrücklich nach dem Lastschrifteinzug: Viele Institute geben ihn Neukunden erst nach einer eigenen Prüfung frei. Wer wiederkehrend abrechnet, etwa Beiträge oder Wartungspauschalen, muss das von Anfang an mitplanen.

Der spätere Wechsel ist der teurere Weg

Ein Konto zu eröffnen dauert seine Zeit, es umzuziehen dauert länger. Daueraufträge, Lastschriftmandate deiner Kundschaft, hinterlegte Bankverbindungen bei Lieferanten, Finanzamt, Versicherern und beim Zahlungsdienstleister: Jede Stelle muss einzeln geändert werden, und jede übersehene Stelle erzeugt eine Rücklastschrift. Wer absehbar wächst, richtet das Konto lieber gleich richtig ein.

Wo wir aufhören

Ob in deinem Fall ein eigenes Konto vorgeschrieben ist, hängt an der Rechtsform und an den Bedingungen deiner Bank. Welche Konten in die Buchführung gehören und wie Privateinlagen und Entnahmen behandelt werden, ist eine steuerliche Frage. Beides gehört zu deiner Steuer- beziehungsweise Rechtsberatung. Wir ordnen hier nur ein.