Die meisten Gründungen scheitern nicht daran, dass niemand kommt, sondern daran, dass das Geld vor dem ersten guten Monat alle ist. Der Grund ist fast immer derselbe: Geplant wurde, was die Eröffnung kostet, nicht, was die Zeit bis zum Tragen kostet.

Drei Töpfe, die nicht vermischt werden dürfen

Der erste Topf ist die Investition: alles, was du einmalig anschaffst und länger nutzt. Der zweite sind die Anlaufkosten: laufende Kosten, die schon anfallen, bevor Umsatz da ist. Der dritte ist dein privater Bedarf: Miete, Krankenversicherung, Essen, bis der Betrieb dich bezahlen kann.

Wer nur den ersten Topf rechnet, kommt auf eine Summe, die stimmt und trotzdem nicht reicht. Die beiden anderen Töpfe entscheiden, ob du durchhältst.

Posten, die regelmäßig fehlen

Mietkaution und Vorauszahlung auf Nebenkosten
Notar, Registergericht, Genehmigungen, Gutachten, Kammerbeiträge
Umbau, Elektrik, Brandschutz, Schilder, Beschriftung
Erstbestand an Ware, Verpackung, Verbrauchsmaterial
Kasse, Zahlungsterminal, Software, Einrichtung und Schulung
Versicherungsbeiträge, die im Voraus fällig werden
Anzahlungen an Lieferanten, solange du noch keine Zahlungsziele bekommst
Werbung vor der Eröffnung, Fotos, Website, Beschilderung
Wechselgeld, das im Betrieb dauerhaft gebunden bleibt

Der letzte Punkt wird gern belächelt und ist am Eröffnungstag der ärgerlichste, weil er nicht kurzfristig zu beschaffen ist.

Die Umsatzsteuer musst du vorfinanzieren

Bei Anschaffungen zahlst du den Bruttobetrag. Die enthaltene Vorsteuer bekommst du erst über die Voranmeldung zurück, also nach dem jeweiligen Meldezeitraum. Zwischen Zahlung und Erstattung liegt Zeit, und in dieser Zeit fehlt dir das Geld. Rechne die Investitionen deshalb brutto in den Kapitalbedarf und die Erstattung getrennt als späteren Zufluss.

Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, bekommt gar keine Vorsteuer zurück. Dann ist der Bruttobetrag der echte Preis. Ob die Regelung für dich sinnvoll ist und welche Umsatzgrenzen aktuell gelten, prüft deine Steuerberatung.

Anlaufverluste sind der Normalfall

Am Anfang steht die Kostenseite fast vollständig, die Umsatzseite fast gar nicht. Miete, Personal, Versicherungen und Abschläge laufen ab dem ersten Tag in voller Höhe. Die Kundschaft baut sich auf. Plane deshalb nicht bis zur Eröffnung, sondern bis zu dem Monat, in dem der Betrieb seine laufenden Kosten selbst deckt, und lege den privaten Bedarf für diese Zeit dazu.

Sei bei der Schätzung dieser Zeitspanne unfreundlich zu dir selbst. Verdoppeln ist eine bessere Näherung als hoffen.

Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung verlangt eine Umsatzschätzung, und viele tragen dort den Wunschwert ein. Das rächt sich doppelt: Die Vorauszahlungen richten sich danach, und eine zu hohe Schätzung zieht Geld ab, das du gerade jetzt brauchst. Schätze so, wie du planst, nicht so, wie du wirbst.

Wofür der Puffer wirklich da ist

Der Puffer ist kein Sicherheitsgefühl, er ist die Antwort auf Verzögerung. Die Genehmigung kommt später, der Handwerker kommt später, das Gerät kommt später, und die Miete läuft ab dem Übergabetag. Jede Woche Verzögerung kostet volle Fixkosten bei null Umsatz. Ein Puffer, der als Prozentaufschlag auf die Investition berechnet wird, trifft das nicht. Rechne ihn in Monaten deiner Fixkosten und deines privaten Bedarfs.

Warum Nachfinanzieren der schlechtere Plan ist

Frisches Geld ist am schwersten zu bekommen, wenn du es dringend brauchst. Der Kapitalbedarf ist dann bereits einmal falsch eingeschätzt worden, und genau das prüft die Bank. Dazu kommt: Öffentliche Förderung setzt in aller Regel voraus, dass das Vorhaben noch nicht begonnen hat. Wer erst startet und dann fragt, hat diese Tür oft schon geschlossen.

Wo wir aufhören

Welche Anschaffungen sofort abziehbar sind, welche über die Nutzungsdauer verteilt werden und wie Gründungskosten steuerlich behandelt werden, gehört zu deiner Steuerberatung. Sie sagt dir auch, welche Grenzen und Wahlrechte im laufenden Jahr für dich gelten. Wir ordnen hier nur die Systematik ein.