Bei der Erstausstattung steht dieselbe Frage bei jedem Posten neu: Fahrzeug, Küchentechnik, Werkstattmaschine, Kasse, Terminal, Möbel. Kaufen bindet Kapital, Leasing schont die Liquidität und kostet über die Laufzeit mehr, Miete ist teurer pro Monat und lässt sich schneller beenden. Welche Variante passt, entscheidet nicht die Rate, sondern die Frage, wie lange du das Gerät brauchst und was am Ende damit passieren soll.
Drei Wege, nicht zwei
Beim Kauf gehört das Gerät dir. Du zahlst einmal, trägst das Risiko und den Wertverlust und kannst frei darüber verfügen. Beim Leasing gehört es der Leasinggesellschaft, du zahlst für die Nutzung über eine feste Laufzeit und gibst es danach zurück oder übernimmst es. Bei der Miete zahlst du ebenfalls für die Nutzung, meist mit kürzerer Bindung, dafür sind Service und Austausch häufig eingeschlossen.
Die Grenze zwischen Leasing und Miete ist im Alltag unschärfer, als die Verträge vermuten lassen. Entscheidend ist nicht die Überschrift, sondern was im Vertrag über Laufzeit, Kündigung, Wartung und das Ende steht.
Was Leasing wirklich kostet
Der Vergleich beginnt nicht bei der Rate, sondern bei der Summe aller Zahlungen: Sonderzahlung zu Beginn, alle Raten über die Laufzeit, Restwert oder Schlussrate, dazu Nebenkosten wie Bearbeitungsentgelt, Versicherung und Wartungsvertrag. Diese Summe stellst du dem Kaufpreis gegenüber, nicht die Monatsrate deinem Kontostand.
Dass Leasing insgesamt mehr kostet als der Kauf, ist normal, denn du kaufst dir Liquidität. Die Frage ist, ob dir diese Liquidität den Aufpreis wert ist. Für einen jungen Betrieb, dessen Reserve das Anlaufjahr tragen muss, ist die Antwort oft ja. Für ein Gerät, das jahrzehntelang läuft und kaum an Wert verliert, eher nein.
Das Ende der Laufzeit ist der wunde Punkt
Verträge mit kalkuliertem Restwert sehen günstig aus, weil der Restwert hoch angesetzt ist. Am Ende kann eine Nachzahlung stehen, wenn das Gerät weniger wert ist als angenommen. Bei Fahrzeugen kommt die Rückgabebewertung dazu: Kratzer, Mehrkilometer und Zustandsmängel werden abgerechnet, und zwar nach den Maßstäben des Leasinggebers.
Prüfe vor der Unterschrift drei Punkte: Wer trägt das Restwertrisiko? Gibt es ein Andienungsrecht, du also die Pflicht zur Übernahme, wenn der Leasinggeber es verlangt? Und was passiert, wenn du früher aussteigen willst? Vorzeitige Beendigung ist bei Leasingverträgen der teuerste aller Fälle.
Bilanz, Steuer und Bank
Beim Kauf aktivierst du das Gerät und schreibst es über die Nutzungsdauer ab. Beim üblichen Leasing bleibt es beim Leasinggeber, die Raten sind laufender Aufwand. Das verändert deine Bilanzstruktur und wird von Banken unterschiedlich bewertet: Leasingverpflichtungen tauchen nicht als Verbindlichkeit auf, werden bei der Kreditwürdigkeit aber trotzdem berücksichtigt.
Ob ein konkreter Vertrag steuerlich als Leasing oder als verdeckter Ratenkauf gilt, hängt an seiner Ausgestaltung und entscheidet darüber, wem das Gerät zugerechnet wird. Diese Einordnung gehört vor die Unterschrift und nicht in die nächste Jahresabschlussbesprechung.
Was man üblicherweise nicht kauft
Manche Geräte kauft man aus gutem Grund nicht. Kartenterminals sind ein Beispiel: Sie unterliegen Zulassungen und Sicherheitszertifizierungen, brauchen laufende Softwarepflege und müssen getauscht werden, wenn eine Zertifizierung ausläuft. Deshalb werden sie in aller Regel über den Netzbetreiber gemietet, inklusive Austausch bei Defekt und Aktualisierung der Software. R&B Pay stellt Terminals auf diesem Weg bereit.
Dieselbe Überlegung gilt für alles, was schnell veraltet oder an eine Vorschrift gebunden ist. Umgekehrt gilt: Was lange hält, selten ausfällt und keinen Anschluss an fremde Systeme braucht, kaufst du besser, sobald das Geld dafür da ist. Eine gebrauchte, gute Maschine schlägt fast immer ein geleastes Neugerät derselben Klasse.
Wo die Beratung anfängt
Wie ein bestimmter Vertrag steuerlich zu behandeln ist, welche Nutzungsdauer anzusetzen ist und ob sich Kauf oder Leasing in deinem Fall rechnet, klärt deine Steuerberatung. Die Klauseln zu Restwert, Andienung und vorzeitiger Beendigung prüft deine Rechtsberatung. Wir ordnen hier nur ein, worauf beim Vergleich zu achten ist.
