Handlungsvollmacht: die kleinere Schwester der Prokura

Die Handlungsvollmacht ist die Vollmacht für den Alltag. Sie deckt das ab, was in einem Betrieb dieser Art gewöhnlich vorkommt, nicht mehr. Anders als die Prokura ist ihr Umfang nicht starr im Gesetz festgeschrieben, sie wird nicht eingetragen, und sie kann jeder beschäftigten Person erteilt werden. Genau das macht sie flexibel und im Streitfall unübersichtlich.

Drei Arten, ein Grundgedanke

• Die Generalhandlungsvollmacht deckt den gesamten Betrieb ab, aber nur die gewöhnlichen Geschäfte.
• Die Arthandlungsvollmacht gilt für eine bestimmte Art von Geschäften, etwa den Einkauf oder den Verkauf.
• Die Spezialhandlungsvollmacht gilt für ein einzelnes Geschäft, etwa den Abschluss eines konkreten Vertrags.

Maßstab ist immer, was in einem Betrieb dieser Art üblich ist. Ein Einkäufer im Lebensmittelhandel bestellt Ware, ein Werkstattleiter beauftragt eine Reparatur. Ungewöhnliche Geschäfte sind nicht gedeckt, und dem Vertragspartner wird zugemutet, das zu erkennen. Wo die Grenze verläuft, hängt vom Gewerbe ab, nicht von der Stellenbeschreibung.

Was ausdrücklich nicht dazugehört

Ohne besondere Befugnis darf ein Handlungsbevollmächtigter keine Grundstücke veräußern oder belasten, keine Wechselverbindlichkeiten eingehen, keine Darlehen aufnehmen und keine Prozesse führen. Diese Aufzählung steht im Handelsgesetzbuch. Sie ist der zweite große Unterschied zur Prokura, die diese Geschäfte bis auf die Grundstücksgeschäfte einschließt.

Vorausgesetzt wird außerdem ein Handelsgewerbe. Wer als Kleingewerbetreibender ohne Handelsregistereintrag arbeitet, erteilt keine Handlungsvollmacht im Sinne des Handelsgesetzbuchs, sondern eine Vollmacht nach bürgerlichem Recht. Der Unterschied ist im Alltag klein, im Streit aber entscheidend, weil dann nicht die handelsrechtlichen Umfangsregeln gelten, sondern das, was tatsächlich vereinbart wurde.

Formfrei erteilt, schwer nachzuweisen

Eine Handlungsvollmacht kann mündlich erteilt werden, sogar durch schlüssiges Verhalten. Im Handelsregister steht sie nicht. Für den Betrieb heißt das: Es gibt keine öffentliche Quelle, aus der ein Dritter den Umfang ablesen könnte. Für den Vertragspartner heißt es das Gegenteil: Er darf sich auf den äußeren Anschein verlassen.

Daraus entstehen Duldungs- und Anscheinsvollmacht. Wer über längere Zeit hinnimmt, dass eine Mitarbeiterin Bestellungen aufgibt, muss sich an diesen Bestellungen festhalten lassen, auch wenn sie intern nie bevollmächtigt wurde. Und wer eine bestehende Vollmacht einschränkt, muss das den Geschäftspartnern mitteilen. Sonst wirkt die Einschränkung nur nach innen, und der Lieferant liefert weiter.

Die Ladenvollmacht betrifft jeden Verkaufsraum

Wer in einem Laden oder offenen Warenlager angestellt ist, gilt kraft Gesetzes als ermächtigt, dort übliche Verkäufe abzuschließen und Zahlungen entgegenzunehmen. Das ist der Grund, warum eine Aushilfe an der Kasse einen wirksamen Kaufvertrag schließt und die Zahlung des Kunden befreiend wirkt, ohne dass jemals eine Vollmacht unterschrieben wurde.

Die Grenze zeigt sich bei allem, was über den normalen Verkauf hinausgeht: die Rückabwicklung eines Kaufs, ein größerer Nachlass, eine Ratenzahlungsabrede, eine Bestellung beim Lieferanten. Wer hier klare Verhältnisse will, muss sie intern setzen und schulen. Nach außen fehlt die Bremse, und ein Kunde, der einen zugesagten Nachlass einklagt, beruft sich genau darauf.

Zeichnung und Beendigung

Üblich ist die Zeichnung mit dem Zusatz i.V. für die handlungsbevollmächtigte Person und i.A. für die reine Botenrolle. Das ist Kaufmannsbrauch und keine Wirksamkeitsvoraussetzung, aber es schafft Klarheit darüber, wer in welcher Rolle unterschrieben hat.

Beendet wird die Vollmacht durch Widerruf, der jederzeit möglich ist. Weil kein Register die Beendigung öffentlich macht, gehören praktische Schritte dazu: Vollmachtsurkunden einsammeln, Zugänge zu Bestellportalen und zur Kasse sperren, wichtige Lieferanten und Stammkunden informieren. Ohne diese Schritte bleibt der Anschein bestehen, und der Anschein reicht aus, um den Betrieb zu binden.

Wo wir aufhören

Welche Vollmacht in deinem Betrieb passt, wie sie formuliert und dokumentiert wird und ob im Streitfall eine Anscheinsvollmacht vorliegt, sind rechtliche Fragen für deine Rechtsberatung. Wir beschreiben hier nur, wie sich die Vollmachtsarten voneinander abgrenzen.