Bei Bargeld ist die Buchhaltung einfach: Was in der Kasse ist, ist da. Bei Kartenzahlung kommt eine Zwischenstation dazu, und genau dort entsteht der häufigste Abstimmungsaufwand.

Woran es liegt

Auf dem Bankkonto erscheint in der Regel eine Sammelgutschrift, nicht jede Zahlung einzeln. In der Kasse stehen dagegen die Einzelvorgänge.

Dazu kommt, dass Gebühren je nach Abrechnungsweise entweder direkt abgezogen oder separat berechnet werden. Beides ist üblich, und beides bucht sich unterschiedlich.

Was den Abgleich erleichtert

Erstens: Kasse und Terminal verbinden. Dann steht die Zahlungsart im Kassenvorgang, und die Kartensumme des Tages lässt sich direkt gegen die Abrechnung stellen.

Zweitens: den Tagesabschluss ausdrucken oder speichern und zum Kassenabschluss legen. Wer später eine Differenz sucht, ist froh darüber.

Drittens: die monatlichen Abrechnungen an einem festen, digitalen Ort ablegen. Nicht im Postfach, nicht auf einem Rechner, der irgendwann ersetzt wird.

Der typische Fehler

Die Sammelgutschrift als Umsatz zu buchen. Sie ist der Zahlungseingang, nicht der Umsatz, und sie ist um Gebühren gekürzt. Wer beides gleichsetzt, hat am Jahresende eine Lücke in Höhe der Gebühren.

Wie das im Einzelnen zu buchen ist, ist eine steuerliche Frage und gehört zu deiner Steuerberatung. Sag ihr, dass Kartenzahlung dazukommt, bevor der erste Monat gebucht wird, nicht danach.

Was wir liefern

Die Abrechnungen mit den Angaben, die für die Zuordnung gebraucht werden: Umsatz, Anzahl der Zahlungen, Aufteilung nach Kartenart, Gebühren. Wenn deine Steuerberatung ein bestimmtes Format braucht, sag Bescheid, dann schauen wir, was möglich ist.

Der Nebeneffekt

Kartenumsätze sind vollständig dokumentiert und nachvollziehbar. Das ist buchhalterisch ein Vorteil gegenüber Bargeld, sobald die Zuordnung einmal sauber aufgesetzt ist.