Der Tagesabschluss, oft auch Kassenschnitt genannt, ist die unscheinbarste Routine am Terminal und gleichzeitig eine der wichtigsten.
Was dabei passiert
Während des Tages autorisiert das Terminal Zahlungen, sammelt sie aber zunächst. Beim Tagesabschluss werden sie gebündelt eingereicht und damit zur Verrechnung gegeben. Gleichzeitig druckt oder zeigt das Gerät eine Übersicht: Anzahl der Zahlungen, Summe, Aufteilung nach Kartenart.
Dieser Ausdruck ist mehr als eine Formalität. Er ist der schnellste Weg zu prüfen, ob der Tag stimmt: Passt die Terminalsumme zur Kassensumme? Wenn nicht, findet man den Fehler am selben Tag statt drei Wochen später auf der Abrechnung.
Was passiert, wenn er ausbleibt
Wird der Abschluss vergessen, bleiben die Zahlungen unter Umständen unerledigt liegen. Autorisiert sind sie, eingereicht nicht. In der Folge verzögert sich die Auszahlung, und im ungünstigen Fall laufen Fristen ab.
Deshalb gehört der Abschluss in die tägliche Schließroutine, in dieselbe Reihenfolge wie Licht aus und Tür zu. Wer ihn dem Zufall überlässt, vergisst ihn irgendwann genau an einem Freitag.
Automatisch statt von Hand
Viele Terminals können den Tagesabschluss zu einer festen Uhrzeit selbst ausführen. Das ist die beste Lösung für Betriebe, in denen abends unterschiedliche Personen schließen.
Zwei Dinge sind dabei zu beachten. Die Uhrzeit muss nach Betriebsschluss liegen, sonst werden späte Zahlungen erst am nächsten Tag eingereicht. Und das Gerät muss zu dieser Zeit eingeschaltet und verbunden sein. Ein Terminal, das jeden Abend vom Strom genommen wird, kann nachts nichts abschließen.
Beim Abgleich mit der Kasse
Wenn Terminal und Kassensystem verbunden sind, passt der Abgleich meistens von selbst. Ohne Anbindung lohnt der tägliche Blick umso mehr, denn die häufigste Abweichung ist ein von Hand eingetippter Betrag mit Zahlendreher.
Ein Tipp aus der Praxis: Den Abschlussbeleg nicht wegwerfen, sondern zum Tagesabschluss der Kasse legen. Wer später eine Abweichung sucht, ist froh darüber.
