Wenn abends die Kartensumme aus der Kasse nicht zur Terminalsumme passt, ist die Ursache fast immer eine von vier. Der Reihe nach durchgehen spart die halbe Stunde Sucherei.

Ursache eins: ein von Hand getippter Betrag

Ohne Kassenanbindung wird jeder Betrag eingegeben, und irgendwann sitzt ein Zahlendreher darin. Zwölf Euro vierzig werden zu einundzwanzig Euro vierzig.

Das ist mit Abstand die häufigste Ursache und der Hauptgrund, warum sich die Kassenanbindung lohnt.

Ursache zwei: ein Storno, der nicht in der Kasse steht

Am Terminal wurde storniert, in der Kasse nicht. Oder umgekehrt. Das passiert vor allem in hektischen Momenten und wird abends zum Rätsel.

Dagegen hilft eine feste Regel: Jede Korrektur wird auf beiden Seiten gemacht, und zwar direkt.

Ursache drei: eine Zahlung auf dem falschen Gerät

Bei mehreren Terminals wandert eines an einen anderen Kassenplatz, weil es gerade griffbereit war. Dann stimmen beide Summen einzeln nicht, in der Gesamtsumme aber schon.

Deshalb: feste Zuordnung von Gerät zu Kassenplatz, ohne Ausnahmen.

Ursache vier: der Tagesabschluss zum falschen Zeitpunkt

Wenn der automatische Abschluss vor Betriebsschluss läuft, landen späte Zahlungen im nächsten Tag. Die Summen stimmen dann pro Tag nicht, über zwei Tage gerechnet aber schon.

Die Abschlusszeit gehört deshalb hinter die letzte mögliche Zahlung.

Wie du systematisch suchst

Erst die Differenz betrachten: Ist sie ein einzelner Betrag oder eine krumme Summe? Ein einzelner Betrag deutet auf eine fehlende oder doppelte Zahlung, eine krumme Summe eher auf einen Tippfehler.

Dann den Terminalabschluss neben den Kassenabschluss legen und die Anzahl der Zahlungen vergleichen, nicht nur die Summe. Wenn die Anzahl gleich ist, ist es ein Betragsfehler. Wenn sie abweicht, fehlt oder doppelt sich ein Vorgang.

Vorbeugen

Kassenanbindung, feste Gerätezuordnung, Korrekturen immer beidseitig, Abschluss nach Betriebsschluss. Vier Regeln, und die Differenzsuche entfällt fast vollständig.