Die meisten Betriebe kennen ihren Umsatz und sonst wenig. Das ist nachvollziehbar, weil der Umsatz jeden Abend von selbst auf dem Kassenbericht steht. Er beantwortet aber keine der Fragen, die im Betrieb tatsächlich anstehen: ob ein Artikel sich lohnt, ob die letzte Öffnungsstunde trägt, ob der Betrieb gewachsen ist oder nur teurer geworden.

Vier Zahlen reichen für den Anfang. Sie stecken alle in Systemen, die du ohnehin betreibst, und lassen sich mit einem Blatt je Monat führen.

Umsatz ist die Ausgangsgröße, nicht das Ergebnis

Der Betrag auf dem Tagesbericht ist ein Bruttowert. Die enthaltene Umsatzsteuer gehört dir nicht, du führst sie an das Finanzamt ab. Wer zwei Monate vergleicht, in denen sich der Verkauf zwischen dem Regelsteuersatz von 19 Prozent und dem ermäßigten Satz von 7 Prozent verschoben hat, vergleicht zwei verschiedene Größen. Nimm für jede Auswertung den Nettoumsatz.

Der zweite Punkt wiegt schwerer: Umsatz misst Bewegung, nicht Verdienst. Ein Betrieb kann mehr Umsatz machen und weniger verdienen, wenn der Zuwachs aus Artikeln mit dünner Spanne kommt. Genau dafür gibt es die zweite Zahl.

Der Rohertrag zeigt, was vom Verkauf übrig bleibt

Rohertrag ist Nettoumsatz minus Wareneinsatz. Im Handel ist das der Einkaufspreis der verkauften Ware, in der Gastronomie der Wareneinsatz für Speisen und Getränke, im Handwerk Material und Fremdleistung. Personal, Miete und Energie bleiben außen vor, die kommen erst eine Stufe später.

In Prozent des Umsatzes ausgedrückt ergibt sich die Rohertragsquote. Als Gesamtwert ist sie nur ein grober Hinweis. Interessant wird sie je Warengruppe, weil du dann siehst, welcher Teil des Sortiments den Betrieb trägt und welcher nur Regalfläche belegt. Voraussetzung ist, dass Einkaufspreise in der Warenwirtschaft oder wenigstens in einer eigenen Liste gepflegt sind.

Der Durchschnittsbon sagt, woran du drehen kannst

Nettoumsatz geteilt durch die Zahl der Bons. Diese Zahl trennt zwei völlig verschiedene Wege, mehr Umsatz zu machen: mehr Menschen im Betrieb oder mehr Umsatz je Mensch. Die Maßnahmen dafür haben nichts miteinander zu tun. Wer Werbung schaltet, obwohl der Bon zu niedrig ist, bezahlt für Frequenz, die er schon hat.

Die Kundenzahl steckt in der Bonzahl

Die Zahl der Bons ist die einfachste verfügbare Näherung für die Kundenzahl. Sie ist nicht exakt: In der Gastronomie erzeugen getrennte Rechnungen mehrere Bons für einen Tisch, im Handel kauft eine Familie auf einem Bon. Solange du die Zahl immer gleich erhebst, ist das kein Problem, denn du vergleichst sie mit dir selbst.

Woher die Zahlen kommen, ohne Zusatzaufwand

Nettoumsatz und Bonzahl stehen im Tagesabschluss oder im Monatsbericht der Kasse. Der Wareneinsatz kommt aus den Lieferantenrechnungen des Monats oder, genauer, aus der Warenwirtschaft. Die Aufteilung nach Warengruppen liefert der Kassenbericht, sofern der Artikelstamm sauber zugeordnet ist.

Mehr braucht es nicht. Eine Tabelle mit einer Zeile je Monat und diesen vier Spalten schlägt jedes Auswertungswerkzeug, das nach kurzer Zeit niemand mehr öffnet.

Die Stolperstelle: eine Kennzahl ohne Vergleich ist nur eine Zahl

Ein Rohertrag von irgendetwas sagt nichts. Erst der Vergleich mit dem Vormonat und mit demselben Monat des Vorjahres macht daraus eine Aussage, weil er Saison und Sondereffekte herausrechnet.

Dazu gehört die unbequeme Regel, die Definition einzufrieren. Wer im laufenden Jahr Warengruppen umbenennt, Artikel umhängt oder plötzlich brutto statt netto rechnet, hat den Vorjahresvergleich zerstört, ohne es zu merken. Änderungen am Artikelstamm gehören notiert, mit Datum, in derselben Tabelle.

Wo die Steuerberatung anfängt

Diese vier Zahlen sind Steuerung für dich, keine Buchführung. Wie Wareneinsatz, Bestandsveränderung und Abschreibungen im Jahresabschluss zu behandeln sind, welche Aufzeichnungen die Kasse führen muss und wie das Ergebnis am Ende steuerlich aussieht, entscheidet deine Steuerberatung. Nimm die Tabelle zum nächsten Termin mit, sie macht das Gespräch kürzer.