Umsatz nach Uhrzeit und Wochentag richtig lesen

Jedes Kassensystem kann Umsatz nach Stunde und Wochentag ausgeben. Die wenigsten Betriebe sehen sich die Auswertung an, und von denen, die es tun, ziehen viele den falschen Schluss. Die Kurve zeigt nämlich nicht, wann Kundschaft da ist, sondern wann kassiert wurde.

Was die Kasse dir stundenweise liefert

Standard sind zwei Werte je Stunde: Umsatz und Anzahl der Bons. Beide zusammen ergeben den Durchschnittsbon der Stunde. Erst diese drei Größen nebeneinander machen die Auswertung brauchbar, weil sie verschiedene Fragen beantworten.

Umsatz je Stunde sagt, wo das Geld entsteht. Bons je Stunde sagen, wo die Arbeit entsteht. Das ist nicht dasselbe. Eine Stunde mit vielen kleinen Bons bindet mehr Personal als eine Stunde mit wenigen großen, bringt aber weniger ein.

Personalplanung: die Übergabe verschieben, nicht Stunden streichen

Der häufigste sinnvolle Eingriff nach so einer Auswertung ist nicht, Stunden zu kürzen, sondern sie zu verschieben. Wenn die Spitze in der Bonzahl regelmäßig kurz vor dem Schichtwechsel liegt, kostet dich die Übergabe genau in der teuersten Zeit Aufmerksamkeit.

Ähnlich mit Vorbereitung, Warenannahme und Reinigung: Alles, was nicht am Kunden passiert, gehört in die Täler der Kurve. Das ist eine Umstellung ohne Kosten, und sie ist meistens der größte Hebel.

Öffnungszeiten: die Randstunde ehrlich rechnen

Für die erste und die letzte Öffnungsstunde lohnt eine eigene Rechnung: Nettoumsatz der Stunde minus Wareneinsatz ergibt den Rohertrag, davon die Personalkosten der Stunde abgezogen. Bleibt nichts übrig, trägt die Stunde sich nicht.

Bevor du sie streichst, prüfe zwei Dinge. Erstens, ob die Randstunde Stammkundschaft bringt, die den Betrieb sonst gar nicht erreicht, weil sie zu keiner anderen Zeit kann. Zweitens, was die Schließung an Fixkosten wirklich spart. Miete und Energie laufen weiter, gespart wird fast nur Personal.

Wochentage vergleichen, ohne sich zu täuschen

Ein einzelner Dienstag ist kein Datenpunkt. Erst der Mittelwert vieler Dienstage über mehrere Monate ergibt ein Bild, und auch das nur, wenn du die Ausreißer markierst: Feiertage, Brückentage, Ferienzeiten, Markttage, Vereinsveranstaltungen im Ort, Starkregen.

Führe dafür eine schmale Notizspalte im Kalender. Wer Monate später vor der Kurve sitzt, weiß sonst nicht mehr, warum ein Donnerstag aus der Reihe fällt, und erklärt es sich falsch.

Die Stolperstelle: die Bonzeit ist die Abschlusszeit

Die Kasse bucht den Zeitstempel des Abschlusses, nicht den der Ankunft. In der Gastronomie liegen dazwischen die ganze Verweildauer und in der Spitze zusätzlich die Wartezeit auf die Rechnung. Der Mittagsumsatz erscheint dadurch später, als er entsteht, und der Personalbedarf, den du daraus ableitest, ebenfalls.

Wenn dein System die Öffnungszeit des Tisches oder des Vorgangs mitspeichert, wertest du besser danach aus. Im Handel ist der Versatz klein, an der Bedientheke mit Nummernvergabe aber wieder spürbar. Ein zweiter Effekt: Sammelbuchungen am Feierabend, etwa nachgetragene Lieferscheine, erzeugen eine Scheinspitze in der letzten Stunde.

Was du daraus tatsächlich ableiten kannst

Drei Entscheidungen lassen sich mit dieser Auswertung belegen: die Besetzung je Schicht, die Lage von Pausen und Nebenarbeiten und die Frage, ob eine Randstunde bleibt. Alles andere, etwa Sortiment oder Preise, braucht andere Zahlen.

Miss die Wirkung deiner Änderung anschließend mit derselben Auswertung und derselben Kennzahl. Wer die Besetzung ändert und danach nur auf den Tagesumsatz schaut, sieht das Ergebnis nicht, weil es sich in einzelnen Stunden versteckt.

Wo wir aufhören

Schichtpläne, Pausenregelungen, Höchstarbeitszeiten und die Aufzeichnung der Arbeitszeit sind rechtlich geregelt. Eine Auswertung sagt dir, was betriebswirtschaftlich sinnvoll wäre, nicht, was arbeitsrechtlich zulässig ist. Diese Frage gehört in die Rechtsberatung, die Behandlung der Personalkosten in die Steuerberatung.