PayPal ist für deinen Betrieb kein Zusatz zur Kartenakzeptanz, sondern ein eigener Vertrag mit einem eigenen Konto, eigenen Nutzungsbedingungen und einem eigenen Verfahren für Streitfälle. Wer das übersieht, wundert sich später über einbehaltene Beträge, fehlende Umsätze im Kassenbericht und eine Buchhaltung, die nicht aufgeht.
Das Konto ist Teil des Produkts
Zahlungen landen zunächst auf deinem Guthaben bei dem Anbieter, nicht auf deinem Bankkonto. Die Auszahlung ist ein zweiter Schritt, den du entweder automatisch einstellst oder von Hand auslöst. Zwischen beiden Schritten liegt Geld, das dir gehört, aber nicht auf deinem Girokonto liegt.
Buchhalterisch ist dieses Guthaben ein Finanzkonto wie ein Bankkonto und gehört auch so geführt. Die häufigste Stolperstelle: Wer nur die Auszahlung auf das Girokonto bucht, verliert die einzelnen Umsätze, die Entgelte und die Erstattungen aus dem Blick. Richtig ist der Weg über die Kontoauszüge des Anbieters mit jedem einzelnen Vorgang.
Käuferschutz ist kein Gericht
Meldet ein Käufer einen Fall, wird der Betrag zunächst einbehalten und du wirst zur Stellungnahme aufgefordert. Entschieden wird nach den Regeln des Anbieters, nicht nach deinen Geschäftsbedingungen und nicht nach dem Kaufvertrag. Der Ausgang hängt fast immer daran, ob du den Zugang der Ware belegen kannst.
Daraus folgt die wichtigste Regel im Versand: Nachweis erzeugen. Versand ohne Sendungsverfolgung, persönliche Übergabe ohne Quittung und Abholung ohne Unterschrift lassen sich im Nachhinein nicht belegen. Wer digitale Leistungen verkauft, sollte vorher klären, was in seinem Fall überhaupt als Nachweis anerkannt wird.
Die Falle mit der privaten Zahlung
Immer wieder wird Kundschaft gebeten, den Betrag als Zahlung an Freunde und Familie zu senden, weil dann keine Entgelte anfallen. Das ist für gewerbliche Zahlungen nicht vorgesehen, verstößt gegen die Nutzungsbedingungen und kostet dich zugleich den Nachweis über den Vorgang. Wenn der Anbieter darauf aufmerksam wird, steht schnell das ganze Konto zur Diskussion.
Was das für deine Kasse bedeutet
Jede Zahlung, die im Laden entgegengenommen wird, gehört in dein Kassensystem, auch wenn das Geld nie durch die Schublade geht. Wird am Tresen ein QR-Code gezeigt und die Zahlung landet direkt auf dem Guthaben, fehlt dieser Umsatz im Kassenbericht, sobald ihn niemand als eigene Zahlungsart erfasst.
Lege deshalb vorher fest, unter welcher Zahlungsart solche Vorgänge gebucht werden und wer den Abgleich macht. Der Abgleich ist Handarbeit, weil der Anbieter nicht mit deiner Kasse spricht. Bei Kartenzahlung übernimmt das Terminal diesen Schritt, bei einer Zahlung per Handy am Tresen musst du ihn organisieren.
Kosten grundsätzlich verstehen
Das Entgelt besteht üblicherweise aus einem prozentualen Anteil am Umsatz und einem festen Betrag je Zahlung. Dazu kommen Aufschläge für Zahlungen aus dem Ausland, für Währungsumrechnung und in manchen Fällen für Rückabwicklungen. Die geltenden Sätze stehen in der Entgeltübersicht des Anbieters, und nur dort solltest du sie nachlesen, denn sie werden von Zeit zu Zeit angepasst, und die Ankündigung einer solchen Änderung geht in der Mailflut leicht unter.
Für den Vergleich mit anderen Zahlwegen rechne nicht mit dem Prozentsatz allein. Der feste Betrag je Zahlung wirkt bei kleinen Beträgen viel stärker als der Prozentsatz, und genau bei kleinen Beträgen entscheidet sich, ob eine Zahlart in deinem Betrieb trägt.
Wo wir aufhören
Wie die Entgelte umsatzsteuerlich zu behandeln sind, wie das Guthabenkonto in deiner Buchführung geführt wird und wie du die Umsätze zum Jahresabschluss abstimmst, gehört zu deiner Steuerberatung. Fragen zu den Nutzungsbedingungen, zu einbehaltenen Beträgen und zu deinen Ansprüchen gegen säumige Kundschaft gehören zur Rechtsberatung. Wir ordnen hier nur ein, wie das Verfahren aus Händlersicht aufgebaut ist.
