Ein Wechsel ist selten kompliziert, aber es gibt eine Handvoll Stellen, an denen es regelmäßig hakt. Alle sind vermeidbar, wenn man sie kennt.
Eins: die Lücke
Das alte Gerät ist weg, das neue noch nicht da. Klingt banal und passiert, wenn beide Vorgänge unabhängig voneinander laufen.
Die Lösung ist eine geplante Überschneidung: Das neue Gerät läuft, bevor das alte zurückgeht. Der Aufwand ist gering, und ein Tag ohne Kartenzahlung kostet mehr.
Zwei: die vergessene Kündigungsfrist
Der Vertrag verlängert sich automatisch, weil die Frist knapp verpasst wurde. Dann läuft der alte Vertrag weiter, während der neue schon steht.
Deshalb steht die Fristenprüfung am Anfang und nicht am Ende. Und die Kündigung geht raus, bevor der neue Vertrag unterschrieben wird, mit Nachweis über den Zugang.
Drei: die Kassenanbindung
Das neue Terminal spricht nicht mit dem vorhandenen Kassensystem, weil die Kombination nicht unterstützt wird oder eine andere Schnittstelle nötig ist.
Das ist der Grund, warum wir die Kombination aus Kasse und Terminal vorab prüfen. Was dafür gebraucht wird: Name der Kassensoftware, möglichst die Version, und wie bisher angebunden war.
Vier: das nicht zurückgegebene Gerät
Alte Geräte müssen häufig zurück, mit Frist und in bestimmtem Zustand. Wird das übersehen, kommt eine Nachforderung.
Deshalb: Vor dem Wechsel klären, was mit dem alten Gerät passiert, und die Rückgabe dokumentieren. Ein Versandnachweis reicht.
Fünf: das Team weiß von nichts
Am Wechseltag steht ein neues Gerät da, und niemand kennt es. Das führt zu Fehlern genau an dem Tag, an dem am wenigsten Spielraum ist.
Deshalb gehört die Einweisung vor den Wechsel, nicht danach, und sie schließt alle ein, die kassieren.
Die Reihenfolge, die funktioniert
Bestandsaufnahme, Gegenrechnung, Fristen prüfen, Anbindung prüfen, neuer Vertrag, Einrichtung, Einweisung, Parallelbetrieb, Kündigung wirksam, altes Gerät zurück.
Wer diese Reihenfolge einhält, hat keinen der fünf Fälle.
